- 相关推荐
文书档案治理的办公自动化应用
[摘要] 文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着题目处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案治理办公自动化应用的优点和存在的题目及应对方法。?[关健词]文书档案 办公自动化应用 存在题目 应对方法
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着题目处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何进步文书档案治理水平，及时、正确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案治理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案治理题目谈一点粗浅的熟悉。
一、应用办公自动化的文书档案治理的优点
1.办公效率大幅进步
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案治理工作中，工作职员过多地依靠于手工操纵，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁正确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操纵治理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行治理后，档案治理由案卷级深进到文件级，由单途径治理发展为体系治理，由对档案外部特征(目录)治理到内、外部特征(目录和内容)合并治理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地进步档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部分概况、工作的重点和最新、最快的档案治理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下轻易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不留意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.进步了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理职员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受间隔是非的限制。同时，文件还可能由于其他原因造成丢失或延误，给档案职员回档和其他职员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大进步了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案治理存在的题目
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失往了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，固然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲身签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判定一份电子文件是否为原件。以上的种种题目都对电子文件的保密性提出了严重的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进进网络中的任何文件都再难以做到尽对保密。 2.对档案综合治理职员要求高
对电子文件、电子文件回档及其回档后形成电子档案的治理，尽不是仅仅懂得纸质档案治理理论、原则、方法和技术的治理职员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通讯技术的职员所能胜任的。这就对治理职员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，治理职员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操纵水平，从目前看，很多档案部分缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案职员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中碰到的一些题目，笔者提几点方法。
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；治理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.进步档案职员的综合素质
一是从硬件建设和投进上下功夫，不断改善硬环境，进步档案职员业务技能。事实证实只有在不断增加现代化硬件设施投进的基础上，档案职员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、进步治理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案职员素质随时代变化而不断进步。通过不断学习获取知识是进步素质的根本途径，要对本单位的档案职员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部分间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部分和档案职员的信息源和创新思维。?
参考文献：?
[1]徐莉．浅谈文书档案的计算机治理[J]．平顶山师专学报，2001，5．?
[2]裴承志．奥多．办公自动化与文书档案治理[J]．中国冶金教育，2002，2．?
[3]杨勇，刘晶．关于文书档案一体化的若干熟悉[J]．大学图书情报学刊，2003，3．?
[4]周晖蓉．文书档案治理的办公自动化应用[J]．内肛科技，2006，（3）．?
【文书档案治理的办公自动化应用】相关文章：
论新形势下档案治理职员素质提升对策06-03
主动网结合锚杆支护在公路边坡治理中的应用05-26
研究治理过程的整合治理06-04
矿山环境治理中3S技术的应用实践分析论文（精选9篇）07-30
法律文书的写作论文09-19
行政执法文书及其规范05-22
前台mis治理系统06-04
绩效治理系统及作用06-05
文言文书写的毕业论文致谢08-31