人事档案怎么归档

时间：2022-03-31 11:36:02 档案我要投稿

相关推荐

人事档案怎么归档

　　人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，那么人事档案怎么归档?以下小编为大家整理了人事档案怎么归档的相关内容，希望对大家有所帮助！

人事档案怎么归档

　　人事档案怎么归档

　　1、员工基本信息登记

　　通常包括但不限于：姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择;

　　这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写(例如：入职员工基本信息表、入职登记表等)，还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

　　此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现;需注意，员工本人签字确认提供的信息属实(如不属实，公司可解除劳动合同)。

　　2、员工入职相关审批文件

　　包括但不限于：入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等;入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等;

　　3、员工各类证件

　　包括但不限于：身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等;

　　这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　4、员工各类在职资料

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用(实习)工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、每年度工作总结等;

　　此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便;需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字;

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

　　通常包括但不限于：入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩，无论内外训都要有员工签字确认的履历表，岗位职责及要求(入职、调整)、岗位激励机制(薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等);通常此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门为原件与电子档，用人部门可以用复印件与电子档;需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字;

　　6、员工在企业里的岗位异动记录

　　包括但不限于：转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等;电子档与纸档各执一份。

　　7、员工调薪、奖惩记录

　　所有调薪以及奖惩需要有记录，均要有员工确认，无论线上OA流程备案抑或纸档流程，如果是纸档，须再保存一份电子档，此类档案很关键。

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件

　　【拓展】存档方式

　　国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法：

　　一、是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　二、是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。

　　这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　三、是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

【人事档案怎么归档】相关文章：