公司采购管理制度

公司采购管理制度15篇

　　在我们平凡的日常里，很多地方都会使用到制度，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢？下面是小编收集整理的公司采购管理制度，欢迎阅读与收藏。

公司采购管理制度1

　　第一章总则

　　一、目的

　　为提升物品采购管理水平，规范公司所有物品的采购流程，确保公司运营所需物品的顺畅供应，降低采购成本，特拟定此制度。

　　二、适用范围

　　我们的公司需要对外进行物品采购，包括固定资产、办公用品和劳保用品等。针对这些采购物品，我们将进行采购管理。

　　第二章采购权限和原则

　　一、公司内部与经营相关的固定资产、材料、配件等采购工作，以及非经营性的固定资产、办公用品、劳保用品等的采购任务将由人事行政部门负责。

　　其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。

　　二、采购原则

　　1询价比价原则

　　有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

　　2一致性原则

　　采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。

　　3低价搜索原则

　　我们的采购人员随时收集市场价格信息，以便了解市场最新动态和获取最低价格，从而实现采购的最优化。

　　4廉洁原则

　　积极维护企业利益，不断努力提升采购物品的质量，同时降低采购成本。严格遵守公司的采购制度和程序，并自觉接受监督。

　　工作认真仔细，监督问责原则是指采购人员应该自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门都有权向采购部门提出异议。对于采购人员在采购过程中违反廉洁制度的行为，公司将依据公司《员工奖惩制度》等规定对其进行处罚，并可能追究其法律责任。

　　第三章采购流程

　　一、采购申请：

　　1、与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件(例如测试手机、机顶盒、手柄、各种产品配件)等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品(例如办公设备、电脑、办公文具、劳保等)的采购均由人事行政部负责。

　　2、其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购(例如线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书等)。

　　3、采购部门向物品需求部门提出了一份采购申请，需要填写《请购单》。请购单上必须注明物品的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格以及用途。如果涉及到技术指标，还需要在请购单中注明相关参数和指标要求。

　　4、请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家或采购价格的建议，采购部门可参考请购部门给出的调研数据进行采购。

　　5、办公室日常用品和劳保用品的采购工作由人力资源行政部门负责。每月底，该部门将进行统计和收集有关物品的需求信息，并在次月的第一周进行采购。同时，他们也会及时将这些采购需求的预算费用报告给财务部门进行审核。

　　二、询价比价议价：

　　每项物品或物资的采购原则上应该至少有两家供应商提供报价。在进行采购时，务必按照低价原则进行选择。然而，对于属于独家代理、独家制造或专卖品的物品，则无需进行比价和议价。为确保采购的公平性和合理性，我们将要求每种物品或物资至少由两家供应商提供报价。在采购过程中，我们将始终严格按照低价原则进行选择。不过，对于拥有独家代理权、独家制造权或专卖品的'物品，我们将不再要求进行比价和议价。

　　三、供应商选择：

　　1、具有合法经营主体者。

　　2、品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

　　3、信誉良好者。

　　4、其他客户认可的供应商。

　　四、采购合同签定及采购过程的完成。

　　1、所有的采购项目一般要求提供采购合同或交易订单，并附上送货单和采购发票。

　　2、若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。

　　五、验收入库：

　　当各类物品(文具、劳保用品除外)采购完后，需第一时间办理资产登记。登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管理。

　　六、对帐付款：

　　第四章物品申领与保管

　　一、物品领用

　　1、所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。

　　2、借用物品时，应向人事行政部门提交申请并填写登记表。登记表中需包括借用物品的名称、规格型号、数量，以及借用时间、借用期限和预计归还时间等信息。

　　3、物品用完之后须及时归还于行政人事部，若已到归还时间还需继续使用的，需补办续借手续。

　　4、行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的归还情况。

公司采购管理制度2

　　一、目的

　　为确保非库存物资及库存物资的采购在供应、质量、服务及价格方面为公司获取最大利益以及最有效的成本节约，总裁办作为采购的主导部门特制定此采购管理政策。本政策将规范所有从公司外部采购的物品从采购到付款的全部过程。

　　二、适用范围：

　　本管理规定适用于xx公司集团总部及各城市公司

　　三、采购范围

　　实施采购的物品根据其用途及使用频率进行以下分类：

　　1、日常办公用品：指员工日常办公所必需的低值物品。包括（纸张、笔记本、订书钉、橡皮、涂改液、胶水/胶棒、大头针、曲别针、复写纸、口取纸、胶带、笔芯、）低值非易耗品（文件夹、文件筐、笔筒、尺子、订书器、打孔器、名片夹、计算器、剪刀、废纸篓、胶带托等）。

　　2、低值易耗品：硒鼓、墨盒

　　3、自动化办公设备：包括电脑及外围配件（移动硬盘、光驱等）、打印机、扫描仪、传真机（属固定资产范畴，详见固定资产管理办法）

　　4、为进一步规范管理，集团取消对U盘的采购和发放，如有需要员工可自带。

　　四、采购政策及采购流程

　　5、采购归口管理：集团总裁办及各城市公司综合管理部负责物品的`采购与日常管理。除特殊情况外，所有物品的采购需由采购实施部门来完成，集团总裁办负责监督管理。

　　6、供应商：所有物品的采购应遵循“质量最佳、成本最低”的原则。采购实施部门负责对日常采购的物品供应商进行比价选择，本着长期合作的目的与供应商签订长期合作协议，享受长期合作特价供应。

　　7、供应商的选择：以半年为周期，对供应商提供的商品进行质量、价格综合评价后，与其重新签约或重新选择其他供应商。

　　8、文具发放标准：每人每月的文具采购标准不超过20元。部门超出每月标准时，将取消超出部分文具的采购。

公司采购管理制度3

　　1目的

　　为确保对影响采购质量的关键环节实施控制,保证采购产品的质量、性能、交付和服务等各方面,符合顾客、法律法规、职业健康安全和环境的要求,并满足公司工程建设和管理的需要,特制定本程序。

　　2适用范围

　　适用于公司在工程建设和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。

　　3职责

　　3.1采购管理实行业务管理原则和法律归口管理的原则。

　　3.2总经理负责领导公司的采购管理,副总经理协助总经理负责领导公司的采购管理。

　　3.3物资部、综合管理部以及计划部是采购管理主要部门。

　　4管理内容与要求

　　4.1.1物资部负责与设备、材料等有关的采购管理工作,包括:

　　设备、原辅材料;

　　生产性低值易耗品;

　　非标设备加工承揽;

　　货物仓储保管;

　　货物运输;

　　货物保险;

　　行政管理所涉及的形成固定资产的低值易耗品。

　　4.1.2综合管理部负责与行政管理、基础设施建设有关的采购管理工作,包括:

　　人员聘用;

　　培训;

　　法律咨询;

　　审计事务;

　　广告、宣传;

　　后勤管理;

　　绿化维护;

　　行政管理涉及的不形成固定资产的非生产性低值易耗品。

　　4.1.3计划部负责与工程建设有关的劳务采购的采购管理工作,包括:

　　建设工程(包括勘测设计、建筑安装工程等);

　　工程监理;

　　技术引进;

　　工程设备安装调试;

　　技术咨询、评估监测及科学试验;

　　财产保险;

　　财产租赁;

　　其他与工程建设有关的采购。

　　4.2采购的申请

　　4.2.1工程项目(劳务)采购的申请

　　由工程项目涉及业务管理部门填写《工程项目(劳务)采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交计划部,计划部提出审核意见,报公司领导批准后备案并进行采购管理工作。

　　4.2.2物资采购申请

　　4.2.2.1工程用物资的采购申请

　　由物资使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,各专业(包括汽机、锅炉、发电机、热工以及土建专业)负责人对申请审核后,由物资使用部门主管提出初审意见,计划部根据经批准采购申请的工程实际需要提出审核意见,报公司领导批准后备案并提交物资部,物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划,并进行物资采购管理工作。

　　4.2.2.2生产性低值易耗品的采购申请

　　由物资使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,计划部根据工程预算以及年度预算提出审核意见,报公司领导批准后备案并提交物资部,物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划,并进行物资采购管理工作。

　　4.2.2.3行政管理涉及的货物采购申请

　　由使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交综合管理部,综合管理部提出审核意见并备案,报公司领导批准后由物资部或综合管理部进行货物采购管理工作。物资部负责形成公司固定资产低值易耗品以及生产性低值易耗品的采购;综合管理部负责不形成固定资产非生产性低值易耗品的采购。

　　4.2.3培训采购申请

　　由需求部门提出填写《培训申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交综合管理部,综合管理部提出审核意见并备案,报公司领导批准后,由综合管理部组织采购。

　　4.2.4其他采购申请

　　由需求部门填写《签报》提出申请,部门主管提出初审意见,提交相关采购主要管理部门,主要管理部门提出审核意见并会签后报公司领导批准,由采购主要管理部门组织采购。

　　4.3潜在合格供方的选择以及合格供方名录的建立

　　4.3.1各管理部门应建立各职能范围内的合格供方名录,潜在的合格供方的选择应根据以下信息确定:

　　供方提供的产品已在公司使用的,使用部门反馈的信息;

　　供方提供产品在同容量电厂的使用情况;

　　供方资质证明、质量、安全、环保业绩以及遵循法律法规要求的符合情况;

　　公司专业技术人员的推荐;

　　承办部门在市场上了解、收资的信息。

　　4.3.2确定潜在的合格供方后,由各管理部门负责组织各职能范围内的潜在合格供方进行调查,进行资质审查。

　　4.3.3潜在合格供方的资质审查内容应包括:

　　主体资格:具有经年检的企业法人营业执照或营业执照;

　　经营范围:欲签合同标的应复核当事人经营范围,设计专营许可的,应具有相应的许可、等级及资质证书等;

　　代理权限:由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人(主管)身份证明、授权委托书、代理人身份证明等;

　　履约能力:具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;

　　履约信用:重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。

　　4.3.4潜在合格供方的资质审查经相关部门会签后,并报分管副总经理批准后,纳入合格供方名录。

　　4.3.5相关职能部门应每年定期对合格供方名录进行复评。

　　4.4劳务、物资及服务的采购管理

　　4.4.1申请经公司领导批准后,物资部、综合管理部及计划部负责各自职能范围内的采购管理。

　　4.4.2采购的标的金额按以下管理内容进行管理:

　　4.4.3预算金额在人民币伍拾万元以下的采购,管理部门应在合格供方名录中选择3家以上合格供方,报公司领导或授权人确定供方后实施采购。

　　4.4.4预算金额在人民币伍拾万元以上(含伍拾万元)的采购,管理部门应选择3家以上合格供方,作为潜在投标方,报招标领导小组确定投标方,在招标领导小组的领导下,由招标工作小组按《招标管理实施细则》进行招标,确定供方后实施采购。

　　4.5招标管理

　　4.5.1公司依法成立公司招标领导小组、招标工作小组。

　　4.5.2公司招标领导小组是公司招标的最高决策机构,决定公司招标的方针、政策、重大工程及物资的招标方案。

　　4.5.3招标工作小组由物资、工程两个招标工作小组组成,负责招标的'各项具体组织工作。

　　4.5.4招标管理工作具体按《招标管理实施细则》执行。

　　4.6合同管理

　　4.6.1确定供方后,金额在1万元以内的,由采购管理部门自行采购;金额在1万元(含1万元)以上的,由采购管理部门起草合同,按合同管理流程进行合同管理,具体按《合同管理办法》执行。

　　4.7采购产品的验证

　　4.7.1劳务采购的验证

　　产品交付前,按《工程验收管理规定》进行验收,并根据相关供方的施工工期、施工能力、安全、环境和服务进行劳务和服务采购的验证,验证结果可作为合格供方复评的输入。

　　4.7.2物资采购的验证

　　产品交付时,物资部按《设备、物资材料质检管理办法》进行验证,产品交付并投入使用一定时期后,由物资部可向产品使用部门发问卷调查,进行产品验证,问卷调查可作为合格供方复评的输入。

　　4.7.3服务采购的验证

　　综合管理部根据服务采购的协议或合同要求,对提供服务相关供方的服务态度、工作绩效及需求部门反馈的信息,实施验证,验证结果可作为合格供方复评的输入。

　　4.8对供方采购劳务、服务及物资的管理

　　4.8.1公司对相关供方拟选择的设备、材料供应商有否决权。相关供方所采购的材料、设备及特种材料,必须由公司审定。相关供方应提供所有物资供应分供方名录以及相应的资质资料报物资部备案

　　4.8.2公司对劳务供方拟选择的劳务分供方有否决权,重大分包合同招标应邀请公司参加,劳务供方应提供所有劳务分供方名录以及相应的资质资料报计划部备案。

　　5相关文件

　　《培训控制程序》

　　《合同管理办法》

　　《工程招标管理实施细则》

　　《物资招标管理实施细则》

　　《设备、物资材料质检管理办法》

　　《工程验收管理规定》

　　6相关记录

　　《工程项目(劳务)采购申请表》

　　《物资采购申请表》

　　7附录

　　附录a流程图

　　附录b《工程项目(劳务)采购申请表》

　　附录c《物资采购申请表》

　　附录a

　　(资料性附录)

　　流程图

　　a.1合格供方名录建立流程图

　　a.2

　　使用部门采购申请

　　采购管理控制流程图

　　附录b

　　(规范性附录)

　　工程项目(劳务)采购申请表

　　附录c

　　(规范性附录)

公司采购管理制度4

　　一．集中选购和管理的原则

　　.守卫物业部是全集团办公用品和低值易耗品的选购与管理的主管部门，凡涉及办公用品事宜均由守卫物业部负责。

　　.守卫物业部要设专人负责，加强管理，为各单位提供质价相符的物品保证办公需要。

　　.集团所属各单位办公用品以部室、门店为单位设专人管理，并根据本方法的要求，做好方案编制、物品领用和保管工作，.财审部负责核算并制订各单位的预算费用和考核指标。

　　.人力资源部按照考核指标对各单位实施考核。

　　二、审批权限

　　购置办公用品、修理配件等、元以下的由守卫物业部征得板块、门店、部室主管领导同意举行购置。元以上的一律写书面请示，相关部室会签后，报总经理审批。

　　三、办公用品集中选购的范围

　　办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材、电脑零部件、飞机票、火车票、邮品、印刷品、牌匾、灯箱、工作服、汽油及集团范围内组织各项活动所需物品等均属集中选购范围。

　　四、集中选购程序

　　.各部室、门店按照本部门的实际需要和经财审部核定、总经理批准的费用预算指标，使用统一表格《物品领用方案表》编制次月物品领用方案，经主管部长审核批准后，于每月日送达守卫物业部。

　　.守卫物业部按照各单位的申请方案、预算指标、举行审核汇总，并上报主管副总经理审批。

　　.守卫物业部按照领导批准的内容，对价值在万元以上的成批大宗物品以招标的形式选购，其他零星物品实行货比三家的形式实施集中选购。

　　.守卫物业部选购用品后，由各企业、机关各部室到守卫物业部一次性记下领用。

　　五、实施中注重事项

　　.方案内选购须填制《物品领用方案表》见附表

　　.购置方案需注明序号、名称、规格、单位、数量等并由主管部长、店长审核签字。

　　.各门店、机关各部室暂时急用和超预算需购置的办公用品，需写出书面请示，报总经理审批，由守卫物业部负责选购，或由守卫物业部托付该部门自行选购。

　　.书面请示需写清晰缘由、用途、价格、名称、规格、单位、数量、金额等。

　　.电脑、耗材、零部件的'申请，根据集团京东集办字〔XX〕号执行。

　　.部分特别专业用品原则上由守卫物业部购置，守卫物业部托付相关部门自行选购的，自选购后日内需到守卫物业部办理相关记下报销手续。

　　.各部部长、门店店长为实物负责人。

　　六、详细要求

　　.各单位的方案要依据实际需求和费用预算编制，不得虚做冒估超预算。

　　.根据先审批后购置的原则，未经审批购置的将不予报销。

　　.当月方案当月有效。本月未购置须次月重做方案。

　　.各单位和个人对管理的物品不得挪做私用、避开铺张、损坏和走失。

　　.守卫物业部选购所需用品时，须本着质优价廉的原则，经招标或审批同意，逐步建立资信度高的选购基地，建立互惠合作伙伴关系，长久合作。

　　本方法适用于集团所属各企业，机关各部室。

　　本方法由守卫物业部负责解释。

公司采购管理制度5

　　1目的

　　规范公司大宗商品采购程序及审核流程，选择合格的供应商，保证所有物资采购都能满足生产和经营要求。

　　2适用范围

　　适用于公司原材料、设备、仪器、车辆、装修及大型办公设施采购。

　　3职责

　　3.1工程部负责工程材料、机械设备、量测仪器、车辆等物资的采购管理工作。 3.2工程部负责选择、评审、确认及更新认可的供应商（包括业主指定的供应商）。

　　3.3工程部负责监督材料的入库及使用情况。

　　4工作程序

　　4.1《认可供应商名册》（CG-01）的制定、评审及更新

　　4.1.1制定

　　a供应商须填写《供应商资格预审表》（CG-02），以申请进入《认可供应商名录》。

　　b工程部采购主管负责核实供应商所提交的资料，在《供应商资格预审表》上写明意见，经分管副总经理审批，列入《认可供应商名录》。

　　c工程部采购主管负责将《供应商资格预审表》及《认可供应商名录》分类存档，并输入电脑供查阅。

　　4.1.2评审

　　a工程部采购主管填写《供应商评估表》（CG-03），提交分管副总经理。

　　b《供应商资格评估表》作为更新《认可供应商名录》的重要依据。

　　c所有《供应商资格评估表》均作为质量记录，由工程部存档。

　　4.1.3更新

　　a《认可供应商名录》由工程部采购主管负责更新，经分管副总经理审批确认。

　　b对严重违反供货合约的`供应商，采购主管及时提出处理意见,经总经理批准可立即将违约供应商从《认可供应商名录》中除名。

　　c凡被除名的供应商一年内不能使用，特殊情况下经工程部采购主管说明原因，分管副总经理审批后才可重新选用。

　　4.2采购

　　4.2.1采购权限

　　a5万元以下且符合《项目备用金管理办法》的物资采购按《项目备用金管理办法》执行。

　　b5万元以上的大宗商品及其它大批量材料,由工程部统一实施采购。

　　c超过500万元的采购须上报集团。

　　4.2.2采购申请

　　《原材料/设备采购申请表》（CG-04）应提前一个月上报，进口原材料或特殊情况的采购作业应提前三至五个月提交申请。

　　4.2.3计划的变更

　　a采购申请一经上报原则上不允许变更。

　　b特殊情况如需变更应及时书面通知工程部采购主管说明原因，报分管副总经理批准。

　　4.3询价

　　根据采购申请，工程部采购主管向供应商发出询价邀请函进行询价。

　　4.4议价

　　工程部采购主管分析供应商报价,选择条件优惠的供应商进行议价。

　　4.5评审决议

　　工程部采购主管根据议价结果制定《物资采购会审表》（CG-05），提交领导班子会评审，选定供应商。

　　4.6合同制定与签订

　　4.6.1合同制订

　　工程部采购主管负责拟定《采购合同》（CG-06）,报分管副总经理审核。

　　4.6.2合同签订

　　《采购合同》经总经理审批签署正式生效,原件交综合管理部进行存档管理。

　　4.7合同执行与变更

　　4.7.1合同自生效日起开始执行。工程部采购主管负责与供应商联系发货，通知项目现场材料的验收及入库工作。

　　4.7.2履行材料采购合同过程中，若有变更需求，就变更内容与供应商重新签订补充合同。补充合同与原合同同样具有法律效应，是原合同的一部分。

　　5材料管理

　　5.1进料检验

　　5.1.1工程部采购主管负责与供应商联系组织发货，并通知项目经理做好材料入库前准备。

　　5.1.2项目部负责材料收货入库。

　　5.1.3项目部材料主管对进场材料核实、验收并上报工程部。

　　5.2材料仓储管理

　　5.2.1材料入库

　　5.2.1.1进场材料由项目部材料主管办理入库手续。

　　5.2.1.2材料主管、项目经理应在材料入库单上签字确认。材料主管将入库情况汇总上报公司工程部和财务资金部。

　　5.2.1.4工程部对材料入库情况进行不定期抽查。

　　5.2.2材料出库

　　5.2.2.1材料出库由项目经理批准，材料主管填写材料出库单，经项目经理、生产主管及领用人签字确认后方可出库。

　　5.2.2.2如因生产需要，在材料入库的同时办理领用的，应首先填写《材料入库单》，再填写《材料出库单》（CG-08），禁止直接以领用后的差额数办理入库手续。

　　5.2.3材料保管

　　5.2.3.1原材料的保管由项目经理直接负责。

公司采购管理制度6

　　1、总则

　　1.1目的

　　为了规范公司各类采购行为，明确公司各部门在采购活动中的职责分工，加强对采购活动的有效管理，保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策，保证采购质量，提高采购效率，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制定本制度。

　　1.2依据

　　本制度依据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律法规及公司相关管理政策等制定。

　　1.3适用范围

　　固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等。

　　1.4基本原则

　　(1)公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关政策、程序、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信原则，保证采购质量，努力降低成本；

　　(2)参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；

　　(3)各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密项目采购计划。过程进行不得以紧急采购或其他原因为由，或将项目化整为零，绕过必要的审批或回避竞争性采购方式。对处于关键路径上的突发性紧急采购，按紧急采购程序处理；

　　(4)公司所有采购不得由一个人单独完成采购全过程，双人制采购；

　　(5)采购应当优先采购低耗能、低污染、通过环境管理体系认证企业的货物、工程和服务；

　　(6)采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。

　　1.5采购权限

　　(1)采购金额超过10000元，采购招标委员参与见证招评标全过程。由采购秘书组织相关采购招标委员会成员参会进行讨论，讨论议题形成会议纪要以留备档；

　　(2)行政部采购人员负责公司日常1万元以下物品采购。

　　注：其他非采购组成员购买公司或高管所需物品，请遵守公司财务部报销制度。由行政部经理审核并负责完成报销流程，非采购组成员不可走购买物品报销流程；

　　(3)1万元以上10万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人；

　　(4)10万元以上采购招标委员会成员，必须参加人：分管副总、高管以外的其他委员、高管参加人数不低于三人(含)。

　　2、职责和分工

　　合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责，使公司相关政策与程序得到有效执行，同时也应强调职能部门之间的团队协作，以取得在总体上的最佳效益。

　　2.1行政部的职责

　　(1)根据批准的采购计划，牵头组织并实施采购，包括负责组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库；

　　(2)牵头组织招标文本的统稿及审核；负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；

　　(3)若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾问进行咨询；

　　(4)负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同结算；负责合同执行情况的总结和分析，归档合同文件；建立并维护与公司采购相关的信息系统；

　　(5)负责临时采购或紧急采购的具体实施。

　　2.2相关归口部门/技术部门/使用部门的职责

　　（1）编制年度各项采购预算，对超出预算的采购，提出预算变更申请；

　　（2）提出采购流程申请，确定采购物项和服务的质保等级，跟踪流程审批；

　　（3）提供潜在供应商信息；

　　（4）参加对潜在供应商的资格评审；

　　（5）组织编写招标文本和合同文本的内容；

　　（6）参与商务谈判；

　　（7）负责采购的验收。

　　2.3财务部的职责

　　根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续。

　　负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。

　　2.4审计部的职责

　　对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价；其中包括：监督一定金额以上采购项目的招评标过程，审核其合同推荐书；根据需要，对采购项目的招评标过程及合同管理进行不定期的'监督和评价。

　　负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性，保证采购项目的最优化。

　　2.5法务部的职责

　　负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查，处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。

　　3、供应商及采购合同管理

　　3.1供应商的资质审查

　　行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查，从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查报告应经参加审查的全体成员签字，报授权人批准。

　　3.2投标人选择

　　推荐投标人时应首先从供应商库内选取；如需选择供应商库以外的供应商作为投标人，由行政部负责进行资格审查，审查合格后按照招标流程进行招标。

　　3.3供应商库的建立

　　行政部建立《供应商库》，持续改进并完善。

　　3.4供应商库的维护

　　行政部负责补充、复审和更新供应商库，并组织对供应商合同执行情况进行评价，将评价意见列入供应商库。

　　3.5合同文本

　　行政部提供合同文本，报法务部审核。行政部建立采购合同档案，填制《合同台账》，以留存备查。

　　4、采购管理

　　4.1采购申请审批流程

　　所有采购申请均需走OA流程审批；

　　各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申请获批准后的执行应严格控制，原采购项目范围如有变化，应补充审批并说明原因。

　　4.2采购方式

　　采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购，非竞争性采购应严格控制。竞争性采购包括竞争性谈判（一般不涉及）、询价采购；非竞争性采购包括议标、紧急采购和特殊物品采购。

　　竞争性谈判：指通过与两家或两家以上潜在供应商谈判的方式确定供应商，适用于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目。

　　询价：指同时向三家或三家以上的潜在供应商进行书面询价，潜在供应商一次报出不得更改的价格条件后，选择价格最低或价格条件最优者为供应商。适用于采购标的规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。

　　议标：指与独家供应商进行谈判的采购方式。

　　紧急采购：指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购。紧急采购应事先申请，经授权人批准后实施，事后应按相关规定补办审批手续

　　特殊物品采购：指由于特殊要求产生的指定性的采购。申请部门填写《特殊物品采购申请表》，申请获批准后采购人员方可实施采购。

　　4.3采购方式的选择

　　采购方式由招标采购委员会提出建议，报主管领导批准。

　　对于采购金额大于10000元（含10000元）的采购项目，应采用竞争性采购方式；

　　对于采购金额小于10000元的采购项目，可采用非竞争性采购方式中的议标采购方式；

　　低值易耗品、办公设备等常用物资的采购需与之前通过竞争性采购确定的供应商签订年度固定单价合同，由其统一供应。年度内凡属低值易耗品、办公设备等常用物资（含零星物资采购），不再单独向其它供应商采购。

　　特殊情况经（副)总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购。

　　4.4竞争性采购

　　对于竞争性采购的项目，采购金额大于10000元，审计部门或招标委员会（暂无）介入监督。小于10000元的采购，由行政部根据采购流程实施采购。

　　竞争性采购流程包括采购计划申报、询价、采购、请款、发票、入库、出库、盘点。

　　4.4.1采购计划申报

　　各部门通过OA办公自动化系统进行采购申报，流程审批通过后形成OA单据，采购人员根据单据内容核对库存情况后执行采购。 4.4.2询价

　　采购人员根据采购计划向潜在不少于3家供应商发出询价单，询价单中列出供应商名称，物资名称、型号、报价及交付日期等。物资采购员对其进行评估后，形成综合评价书面文档《采购方案对比表》，交由行政部经理，由主管副总裁及相关部门对其决定取舍。

　　4.4.3采购

　　采购人员根据询价情况，组织与其中标单位签订合同，合同审批表送达相关部门逐级审核，常务副总裁审核同意后进行采购。由物资验收员验收合格后由仓库管理人员审核。

　　4.4.4付款

　　根据合同约定填写合同付款审批表。如为分次付款，申请人在申请时需明确前期付款金额，本次付款节点及金额。

　　4.4.5发票、收款收据

　　供应商出具发票并提供相关收据后执行付款。若有合同，在签订合同时可约定发票的提供时点及发票的类别是增值税专用发票还是普通发票。如果合同中未予约定，基于对公司有利的原则，应尽量让对方开具增值税专用发票。特殊情况下，如对方无法开具发票，需对方开具相关收据后，先执行付款后，由采购人员另行找寻替代替票，报销时需要提供由主管副总签字同意的书面说明。

　　4.4.6入库、出库、盘点

　　货品送达后办理验收、入库、出库、盘点等相关程序。货物在验收入库、使用出库、期末盘点时需遵循《办公用品领取及归还管理办法》、《固定资产管理制度》等具体管理要求执行。

　　4.5非竞争性采购

　　4.5.1非竞争性采购主要是议标采购，指与独家供应商进行议标采购的方式，议标应严格控制。

　　4.5.2如确实无法进行竞争性采购或有足够的理由说明议标对公司最为有利且满足下列条件之一的，可采取议标采购：

　　(1)曾在该供应商处采购了货物、设备、技术或服务，出于标准化的考虑，或因需要与现有的货物、设备、技术或服务配套，并考虑到原先的采购能有效满足需要，且与目前的市场价格相比，采购价格合理，而不宜另选其他货物或服务来予以代替，可继续向原供应商采购；

　　(2)因某些特殊原因。

　　4.6紧急采购

　　在特殊情况下或者高管紧急需要时可直接采取紧急采购的方式，紧急采购事后应补齐采购手续。若采购流程需要的单据和相关报销手续没有补齐，财务部不予报销。

　　5、评标

　　5.1评标原则：所有采购项目采用合理最低价或综合评分的评标原则。

　　5.2合理最低价评标原则是指能够满足招标内容的实质性要求，并且经评审的投标价格为最低者中标。

　　5.3综合评分评标原则是指能够最大限度地满足招标文件中的各项综合评价标准，综合得分最高者中标。

　　5.4对于技术含量不高且没有质保等级的项目原则上采用合理最低价中标的评标原则。

　　6、定标与合同签订

　　6.1总裁、常务副总裁根据评标小组提出的书面报告和推荐的中标候选人确定中标人；如无书面说明，总裁、常务副总裁应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，授权人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。

　　排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的，授权人可以确定排名第三的中标候选人为中标人；根据已审核、批准的签订合同/订单推荐书，商务部门方可向中标人发出中标通知书。此外，还应书面通知未中标的投标人，但仅限于通知它未中标事宜，不涉及其它事项和其它方的任何资料；为规避风险，除由于商业惯例经内部批准外，必须要求中标人在合同签订前提供履约保证金。

　　6.2在领导选定候选中标单位顺序后，具体执行部门当按照上述顺序依次与候选中标单位就合同价格展开再次洽谈，以争取更有利的价格空间，相关部门需及时将洽谈结果上报领导，以备领导决策。

　　6.3合同（协议）须由公司法定代表人或授权代表签字，并视需要加盖印章或合同专用章。

　　7、文件档案整理

　　行政部采购人员每月末对当月采购进行纸质文件和电子台账整理，纸质文件以提供能说明本次采购原始金额的资料为主，电子台账则据实统计采购物资名称、数量、金额、事由、OA流水单号等主要信息，以备相关部门核查。

　　8、相关记录表单

　　《采购台账》

　　《供应商库》

　　《合同台账》

　　《采购方案对比表》

　　9、招标采购小组人员名单如下：

　　采购组成员：金x（大连）、隋xx（大连）

　　采购招标委员会成员：侯xx、鲍x、衣x、王x

　　10、本制度自发布之日起实施

公司采购管理制度7

　　总则

　　一、为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。

　　二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。

　　三、采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。

　　第一章采购部职责

　　四、采购部岗位职责

　　1、负责制定物料采购管理制度和内部岗位职责；

　　2、负责物资采购员、计划员、档案员的监督管理；

　　3、负责物料采购计划的编制，采购合同的签订和保管；

　　4、负责材料采购的询价、谈判、比质、比价；

　　5、负责按时完成部门所需的所有物料的采购，保质保量；

　　6、负责辖区内的卫生安全工作。

　　7、采购部负责管理各种档案，如采购合同、各种批准文件、公司签发的各种文件等；

　　8、采购部门建立采购物资账户、贷款明细账户和公司应付账款，并定期与财务部核对。

　　五、物料采购原则

　　1、未经批准的材料不得采购；

　　2、仓库库存物料应使用优先；

　　3、在建立合格供应商名单时，本着远近采购的原则；

　　4、采购物资时尽量采用银行结算，减少现金结算；

　　5、在比价过程中，严格执行同类产品比价、同质量比价、同价格比价、同价格比价的原则，选择最优采购单位；

　　6、对于先试用的材料，用户部门必须出具测试报告并批准后才能购买。

　　第二章物资采购管理

　　六、为节约采购成本，公司实行采购计划月度报告。采购部门在编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目报送物资采购计划，避免物资积压损失。

　　七、公司各部门及配套厂家按程序上报物料采购计划，每月日前将下个月的采购计划提交给采购部门，经采购部门汇总后提交公司经理办公室会议。

　　八、各部门及配套厂家提供的待采购材料的规格、型号必须齐全。如果50%30%材料不完整，原料清单供应商承担的经济损失，部门承担的经济损失；同时，采购部门有权拒绝采购型号不完整的材料。

　　九、在采购材料时，必须严格按照采购原则和采购计划进行采购，保证好订货、不漏订货，及时、准确地实施材料供应。签署的材料

　　在采购合同期间，严格执行合同法和公司合同管理制度。合同应当载明数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经营人的经济责任等需要明确的事项。合同一般按照公司标准合同文本签订。如有特殊情况，应与公司法律顾问联系后签订合同。

　　十、在材料采购过程中，如果工程部和设计院出具的原材料出现短缺，采购部门应征求用户的意见，在用户同意并签字确认后，采购用户愿意接受的`替代品。否则，后果由采购部直接负责。

　　十一、若采购部门未能及时完成采购任务，应尽早向总经理生产助理汇报原因并提出补救措施。

　　第三章物资验收与入库管理

　　十二、物料到达仓库后，采购部检验人员应将到货物料的数量、规格、型号通知质检部，并在约定时间到达现场进行检验。

　　十三、采购部门在验收过程中对不合格的材料应及时与供应商沟通，及时退换材料。

　　十四、所有对外协调的材料必须经采购部门确认，并经总经理生产助理批准后方可对外协调。

　　十五、合格的物料由采购部检验人员及时送入仓库，由仓管员办理入库手续；如货票在同一行，由仓管员打印入库单，验货人员取回入库单。双方应完成交接手续。如果发票不同，仓库管理员会在发票到达后打印入库收据。

　　十六、采购部收到入库清单后，应尽快到财务部办理开具借条的手续。2520每月日以前，减到万元的限额。

公司采购管理制度8

　　第一章 总则

　　第一条 为了规范zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)物资采购活动,保证物资采购工作合法、有序进行,根据《中华人民共和国招标投标法》、z省实施《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规和集团公司《管理纲要》、《zz石油(集团)有限责任司招标管理办法》,结合油品调运分公司实际,特制定本办法。

　　第二条 油品调运分公司物资采购活动应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则,择优选择企业实力、信誉、技术能力和价格合理的供应单位。

　　第三条 工贸公司物资采购工作实行统一制度、分级授权、归口审查的原则。

　　(一)统一制度:统一物资采购制度,统一业务流程和工作程序,统一适用集团公司专家库、协作企业准入目录;

　　(二)分权制衡:将各层次、各阶段的职能划分各级职能小组,形成各部门相互协作、相互制约、相互监督机制;

　　(三)归口审查:对物资采购项目中的有关内容,按业务性质,分别由相关专业部门审查。

　　第四条 物资采购工作要坚持科技创新优先、效率优先、节能环保优先、质量优先、性价比最优的原则。

　　第五条 物资采购工作实施“回避”制度。

　　(一)部门回避:物资采购部门不能负责项目实施活动,项目实施部门不能组织物资采购活动;

　　(二)人员回避:物资采购领导小组成员与供应单位负责人或委托代理人有利害关系的,在物资采购活动中必须回避。

　　第二章 组织机构及职责

　　第六条 油品调运分公司成立物资采购领导小组,物资采购领导小组是物资采购责任和组织实施的主体,根据工作特点和业务需要,组织实施公司设备及物资采购等项目。油品调运分公司物资采购领导小组组长由经理樊矿强担任,副组长由公司副经理白志刚担任,成员由综合办公室、安全质监部、调度管理部、财务资产部等部门人员组成。领导小组职责:

　　(一)贯彻落实集团公司物资采购管理的相关制度和规定;负责制定油品调运分公司物资采购管理办法,并组织实施;

　　(二)对物资采购项目进行组织和协调,接受上级物资采购监督领导小组的指导、监督和检查;

　　(三)负责向上级单位汇报公司物资采购工作;

　　第七条 工贸公司物资采购领导小组下设物资采购办公室和询价组、质量技术组三个职能小组。

　　(一)物资采购办公室(公司综合办公室负责)职责是:

　　1.依据油品调运分公司物资采购管理办法,组织实施公司物资采购工作;

　　2.负责组织公司物资采购方案的编制及报审工作,按照批准的物资采购方案,开展物资采购活动,督促落实相关合同的签订、履行等工作;

　　3.建立公司物资采购管理信息档案,定期向上级主管部门报送有关资料;

　　4.处理公司物资采购工作中其他有关事项,定期向物资采购领导小组汇报工作开展情况。

　　(二)询价组(公司财务资产部负责)职责是:

　　1.负责制定公司的价格询查制度,建立价格信息库;

　　2.对物资采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项提出建议;

　　3.完成采购标的物的市场价格查询,向物资采购办公室提供标的物的市场价格信息;

　　(三)质量技术组(公司安全质监部负责)职责是:

　　1.负责对物资采购标的物的有关技术、质量、安全、环保执行标准的制定和审查;

　　2.检查落实对物资采购项目质量技术要求的执行情况。

　　第八条 物资采购申请

　　物资采购申请由项目单位以文件或申请书的形式提交,内容应包括:项目名称、计划批准文件、规格、质量执行标准、技术要求、数量、建议价格、拟采用的采购方式、推荐供应单位等。项目部门生产性物资采购需提前3个月报申请计划,并经公司调度管理部审核确认后报公司物资采购办公室;非生产性物资采购需提前2个月报申请计划。

　　第九条 物资采购前期准备和后期工作程序

　　(一)如需采购的是生产性物资,由调度管理部根据生产实际情况对申请采购项目的种类、规格和数量等进行审核,并于三个工作日内将其意见提交物资采购办公室;

　　(二)询价组对物资采购项目,进行市场价格咨询调研,了解市场的最高价和最低价及有关信息,并于三个工作日内将其意见提交物资采购办公室;

　　(三)质量技术组对物资采购项目有关规格、技术、质量、安全、环保执行标准等方面进行审查,并于三个工作日内将审查结果提交物资采购办公室;

　　(四)采用竞争性谈判方式的采购项目,按照管理权限经审核批准后方可实施;

　　(五)物资采购项目审批结束后,由物资采购办公室及相关部门按规定组织项目实施单位与供应单位进行;

　　第三章 物资采购管理范围

　　第十条 物资采购的'管理范围:油品调运分公司的生产性物资和非生产性物资(如办公设备、办公家俱、办公用品、劳保用品、后勤保障用品等)。凡根据《油品调运分公司招标管理实施细则》,不符合、不具备招投标条件的设备、物资、生产消耗性材料等项目的采购,均按本办法执行。采购方式分为竞争性谈判、比选、磋商、拍卖竞买、订单采购等,物资采购领导小组根据实际情况选择适用。

　　根据《油品调运分公司招标管理实施细则》,不符合、不具备招投标条件的其他非物资性项目(如服务、工程、设计、安装等)的采购,参照上款,一并由公司物资采购领导小组统一管理。

　　第十一条 为保证生产性物资的产品质量及技术标准符合企业生产要求,维护企业利益,充分体现公平原则,对供应厂商提供的产品进行小批量试用的,采购计划可根据生产实际合理安排,采购价格按不高于试用阶段统一中标价格执行,并将试用结果报公司质量安全室备案。

　　第十二条 批量较大的低值易耗品等物资的采购,由项目部门提交申请,经公司物资采购领导小组批准授权后,启动物资采购简易程序,委派物资采购领导小组监督组成员与项目申请单位直接进行比质比价采购。

　　第四章 资料管理

　　第十三条 物资采购活动的资料须按照国家档案管理标准实施。物资采购办公室负责相关资料的收集、整理和归档。具体如下:

　　(一)项目部门向物资采购领导小组提交的采购申请;

　　(二)询价组、质量技术组向物资采购办公室提交的书面意见;

　　(三)其它需要归档的资料。

　　第五章 法律责任

　　第十四条 在物资采购活动中,参于者有下列情况之一的,公司将建议有关部门按

　　照有关规定追究责任人的相关责任:

　　(一)工作人员违反本办法,收受供应单位财物或其他好处的、向他人透露与物资采购项目有关的其他情况的;

　　(二)以不正当手段干扰物资采购工作的,以及其它违反本办法行为的;

　　(三)物资采购单位违反本办法,向他人透露已获取潜在供应单位的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关物资采购的其它情况的;

　　(四)物资采购办公室、相关业务部门违反本办法,怠于行使相应职责,造成严重后果的;

　　(五)其它违反国家有关律的法规和损害企业利益的行为。

　　第六章 附则

　　第十五条 本办法由综合办公室负责解释。

　　第十六条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。

公司采购管理制度9

　　第一章总则

　　一、目的

　　为加强物品采购管理，规范所有物品采购工作，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　公司对外采购相关固定资产、办公用品、劳保用品的采购管理（以下统称为物品采购）。

　　第二章采购权限和原则

　　一、职责权限与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购均由人事行政部负责。

　　其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。

　　二、采购原则

　　1、询价比价原则

　　有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

　　2、一致性原则

　　采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。

　　3、低价搜索原则

　　采购人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

　　4、廉洁原则

　　自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

　　5、监督问责原则：采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向采购部门提出异议。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

　　第三章采购流程

　　一、采购申请：

　　1、与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件（例如测试手机、机顶盒、手柄、各种产品配件）等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品（例如办公设备、电脑、办公文具、劳保等）的.采购均由人事行政部负责。

　　2、其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购（例如线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书等）。

　　3、物品需求部门提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。

　　4、请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家或采购价格的建议，采购部门可参考请购部门给出的调研数据进行采购。

　　5、日常办公文具及劳保用品的采购由人事行政部在每月月底进行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。

　　二、询价比价议价：

　　每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。所有采购务必按低价原则进行采购。但属于独家代理、独家制造、专卖品等则无需比价议价。

　　三、供应商选择：

　　1、具有合法经营主体者。

　　2、品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

　　3、信誉良好者。

　　4、其他客户认可的供应商。

　　四、采购合同签定及采购过程的完成。

　　1、所有的采购项目原则上均需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。

　　2、若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。

　　五、验收入库：

　　当各类物品（文具、劳保用品除外）采购完后，需第一时间办理资产登记。登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管理。

　　六、对帐付款：

　　第四章物品申领与保管

　　一、物品领用

　　1、所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。

　　2、需要借用物品时需向人事行政部进行申领并登记，登记内容包括借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和归还时间。

　　3、物品用完之后须及时归还于行政人事部，若已到归还时间还需继续使用的，需补办续借手续。

　　4、行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的归还情况。

公司采购管理制度10

　　公司采购流程管理制度

　　为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门之间的配合，特制订本制度。

　　一、请购极其规定

　　1、请购的定义

　　请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

　　2、请购单的要素

　　完整的请购单应包括以下要素：

　　（1）请购的部门；

　　（2）请购物品所属项目

　　（3）请购的用途

　　（4）请购的物品名称、规格、数量

　　（5）请购物品的样品、图纸和技术资料

　　（6）请购物品的需求时间

　　（7）请购如有特殊请备注

　　（8）请购单填写人

　　（9）请购部门主管

　　（10）请购单审核人

　　（11）采购副总审核

　　（12）财务审核人

　　（13）公司总经理

　　3、请购单及其提报规定

　　（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后报采购部门；

　　（2）请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份；

　　（3）涉及的请购数量过多时可附件清单的'形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；

　　（4）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况下可以电话请示，征得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补。

　　（5）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

　　（6）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

　　二、请购单的接收及分发规定

　　1、请购的接收要点

　　（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

　　（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购的原则；

　　（3）通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；

　　（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　　2、请购单的分发规定

　　（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

　　（2）对于紧急请购项目应优先处理；

　　（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。

　　（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　三、询价及其规定

　　1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；

　　2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；

　　3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

　　4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资的能力；

　　四、比价、议价

　　1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

　　2对于合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

　　五、合同的签订及其规定

　　1、合同正文应包含的要素

　　（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；

　　（2）采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术文件与确认图纸是合同部可分割的部分；

　　（3）付款方式

　　（4）工期

　　（5）质量保证期

　　（6）其他约定

　　2、合同签订及其规定

　　（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

　　（2）拟定合同条款时一定将各种风险降至最低；

　　3、合同执行

　　（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及相关领导；

　　（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；

　　（3）合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；

　　六：报验与入库

　　1、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知质检部门进行验收；

　　2、标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。

公司采购管理制度11

　　一、 适用范围

　　1. 本《办法》适应各部门、各分公司的商品采购。

　　2. 单项采购或批量采购金额达到公司规定的限额标准(一次性采购20xx元,单件采购1000元)以上的采购项目,应当上报采购部审批。

　　3. 低于限额标准采购项目的采购方式及管理办法,遵照财务借款与报销办法执行。

　　二、 组织机构与管理

　　采购部是为组织实施采购活动而设立的专职机构及管理部门。主要职责是:

　　1. 组织实施集中采购;

　　2. 组织由公司拨款的大型采购活动;

　　3. 受各公司的委托,代其组织采购事宜;

　　4. 负责采购合同的管理;

　　5. 拟定公司采购政策;

　　6. 管理和监督公司采购活动;

　　7. 审批管理进入采购名单的供应商资格;

　　8. 审批取得公司采购业务的代理资格;

　　9. 拟定并调整公司集中采购目录和公开招标采购范围的限额标准。

　　三、采购方式管理

　　公司采购方式主要是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价议标和单一来源。

　　1.凡纳入公司采购计划资金超过10万元以上的采购项目,原则上应实行公开招标。

　　2.能从有限范围的供应商处采购的或者公开招标时间长、费用高,不能达到节约的目的,经总经理批准可采用邀请招标。

　　3.符合下列情况之一的,经总经理批准可采用竞争性谈判方式采购。(1)招标后没有供货急需采购,而无法按招标方式得到的;(3)投标文件的准备需较长应商投标或者没有合格标的;(2)出现了不可预见的`的时间才能完成或投标文件需要高额费用;(4)有特别要求的。

　　4.采购的货物符合规格、标准统一,现货货源充足,价格弹性较小,售后服务好,经总经理批准可采用询价议标采购。

　　5. 下列情况可采用单一来源方式采购。

　　(1)只能从唯一供应商处获得,或供应商拥有专利权,且无其他合适替代标的;

　　(2)因原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充等一致性和兼容性要求,必须继续从原供应商处采购;

　　四、 物资采购审批程序

　　1.公司采购管理程序包括下列主要步骤:

　　(1)编制公司采购预算;

　　(2)编制并批复公司采购计划;

　　(3)确定采购方式;

　　(4)订立及履行采购合同;

　　(5)验收;

　　(6)结算。

　　2. 采购单位的采购计划按以下要求报送:

　　(1) 采购计划的报送。

　　各品牌经理报送采购计划时,填报《采购计划表》(以下统称《计划表》),本表一式两份,部门留存一份,采购部一份。采购部对《计划表》进行审查,财务中心把关,并于2日内将审查意见(附《计划表》)送采购单位。

　　(2)采购单位报送的月份执行计划,应是本月已经确定要购置且采购资金已经落实的项目,按规定应办理审批的采购项目,应办理审批手续。

　　(3)没有审批手续,不能下达采购月份执行计划。

　　3.采购部要根据批准的采购计划,对采购清单审核无误后,确定具体采购方式。其中,属于集中采购的项目,由采购部按要求统一进行采购。

　　4.合同内容一经确定,采购单位应将合同草案的有关文件报采购部。采购部收到合同草案经财务中心审批后,方可签订合同。

　　5.购合同订立后3日内,采购部应将合同副本报财务中心备案。

　　6.采购部应对合同履行时的采购情况进行监督检查。

　　7.采购合同需要变更或终止的,采购单位应将变更或终止的理由及时书面上报采购部。

　　8.资金划拨程序:

　　(1)供应商供货完毕,采购部填报《采购资金支付申请书》(以下统称《申请书》),持《申请书》、《质量验收报告》和合同及合同约定的付款条件所要求的全部文件副本,向财务中心提出资金支付申请。财务中心的主管领导,根据合同、《验收单》和《申请书》等必要的结算手续,审核无误后,按公司《财务支款及报销办法》支付款项。

　　(2) 应急采购项目,经总经理批准后,可由采购单位先行采购,但应在采购活动发生之日起5日内办理有关手续。

　　五、 监督管理

　　1. 采购部应当加强对公司采购活动的监督检查。重点内容是:

　　(1)采购是否严格按照批准的计划进行,有无超计划或无计划的采购行为;

　　(2)采购方式和程序是否符合规定;

　　(3)有关采购文件是否按规定报采购部备案;

　　(4)采购执行机构是否按规定的时间完成采购任务;

　　(5)采购合同的履行和采购资金支付情况;

　　(6)应当监督检查的其他内容。

　　2. 采购部和财务中心共同对采购活动进行监督,所有合同应通过财务中心核准。

　　采购单位在履行监督检查时,应当如实反映情况,提供有关资料,自觉接受监督检查。

公司采购管理制度12

　　第一条目的

　　为加强整体采购计划管理、提高采购效率、降低采购成本，保障集团各单位经营活动所需物品的正常供应，特制订本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于集团内部所有直属单位。

　　第二章采购管理

　　第三条采购集中管理

　　集团实行内部采购集中管理制度，除各单位的事业性收费之外，在集团管理中心登录的产品（或服务）为集团指定采购单位。各单位一旦发生未经集团市场管理中心许可的采购行为，一概不予报销或支付。

　　第四条采购流程

　　采购可分为商品类采购与服务类采购二大类，各单位可根据自己的经营状况预算需求量，向集团市场管理中心产品管理部发起采购。

　　第三章采购原则

　　第六条供应商的选择

　　一、在集团市场管理中心登录的物品，原则上必须选择业内排名前十的供应厂商（或品牌），从市场占有率、售后服务、商品价格等多个方面进行比较，选择最佳供应商。严禁选择“三无产品”，即无生产厂家、无生产日期、无生产地址。

　　二、机器设备采购必须是取得国家有关许可证并在劳动部门备案的'正规单位设计、生产的产品。经员或安全管理机构检验合格方可使用，销售商须提供有（经劳动局备案认可的）维修保养点或正式委托保养点。确需聘请外单位人员安装、维修、检测机器设备时，被雇请的单位必须是经劳动部门安全认可的单位。

　　第七条供应商的确定

　　同时联系经筛选后的优质供应商，根据集团年总采购量让对方提供产品报价，进行价格比对，并与供应商签订年度购销合同。

　　第八条市场把握原则

　　产品管理人员应随时搜集市场产品信息，掌握产品及行业动态，建立供应商信息档案，实现最优化管理。

　　第九条廉洁原则

　　采购人员应廉洁自律，做到不收礼、不受贿。

　　第四章采购操作规程

　　第十条样品提供和确认

　　一、如需提供样品的，须确定送样周期，由产品管理部门负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求单位确认。

　　二、对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

　　第十一条合同签定

　　一、供应商经送样审查合格后，由集团公司与选定的供应商签订合同。

　　二、如发生争议时，依据合同的核定条款进行处理。

　　第十二条进度跟催

　　为确保准时交货，产品管理人员人员应提前采用电话、传真、邮件等方式跟供应厂商进行沟通，确保物品能及时交货。如采购物品无法在预定时间内交货的，销售管理人员应提前通知需求单位，并联系厂家确定新的到货日期。

　　第十三条验收入库

　　货到后，各单位应对货物进行验货，货物验收合格后方能入库。不符合要求的产品应当予以退回，不得入库。

　　第五章附则

　　第十四条本制度自下发之日起执行。

　　第十五条本制度由集团财务管理中心负责解释。

　　附表1：《单位采购清单》

　　附表2：《单位租房及装修采购清单》

　　附表3：《集团采购工作日报表》

　　附表4：《集团采购工作月报表》

　　附表5：《集团采购工作季报表》

　　附表6：《集团采购工作年报表》

　　附表7：《单位销售工作日报表》

　　附表8：《单位销售工作月报表》

　　附表9：《单位销售工作季报表》

　　附表10：《单位销售工作年报表》

　　附表11：《集团各单位销售统计工作日报表》

　　附表12：《集团各单位销售统计工作月报表》

　　附表13：《集团各单位销售统计工作季报表》

　　附表14：《集团各单位销售统计工作年报表》

　　附表15：《单位租房及装修工作日报表》

　　附表16：《单位租房及装修工作日报表》

　　附表17：《单位租房及装修工作日报表》

　　附表18：《单位租房及装修工作日报表》

　　附表19：《集团各单位销售统计工作日报表》

　　附表20：《集团各单位销售统计工作月报表》

　　附表21：《集团各单位销售统计工作季报表》

　　附表22：《集团各单位销售统计工作年报表》

公司采购管理制度13

　　一、目前公司采购工作状况：

　　因多种原因，目前公司许多采购工作不能按照正规流程进行，多由物资所需部门或技术部门单独确定供应商采购，公司采购部门人员有被架空的趋势，导致许多采购工作失去其作用，并直接导致公司竞争被动、效率低下、成本上升。由于其他岗位人员的谈判技巧及方法上的非专业性，容易导致物资采购成本过高，成本核算较慢，影响公司整体工作的开展等情况。公司考虑到新的制度实施，大家有个适应过程，因此在以较缓的速度等待大家理解并推行。但不希望公司的苦心给大家形成误解。在采购制度的推行上，公司的决心是坚定不移的；分工与要求是明明确确的；对每一笔采购发生是否合规，管理者时刻都在关注着。20xx年，公司辛苦运作的个别工程项目都是因操作无章法甚而违规，致使公司在竞争中极其被动，只得在付出了更大的努力乃至舍掉利润后才拿下了项目，教训惨痛而深刻。因此，希望公司全体管理人员认真学习并自觉践行、并在工作中不断改善。不合理的采购行为是注定要被停止的。利益所在，众目关注，望大家都能坚定自觉的按规而行，而非迎风摇曳！

　　二、目的：

　　统一采购流程，对采购过程进行规范和控制，确保产品质量前提下，提高工作效率。节省人力资源成本与降低资金采购成本，保障企业经营活动的健康有序进行。

　　三、适用范围：

　　公司各部门所有经营产品、工程物资、办公资产类、其他临时用物资、经营中所需要的服务等。均需依照采购原则与流程，统一由采购部门负责。

　　四、采购部职责：

　　1、采购部负责公司所需物资与服务的采购。

　　2、采购部负责确保采购物资的质优价廉以及供货的及时率。

　　3、采购部应根据财务状况合理使用资金。

　　4、采购人员努力锻炼、学习相关工作能力：如成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。

　　5、采购工作由采购部经理具体组织，并按相关原则及流程报批。

　　6、每一项具体采购工作，采购部门可以接受其他相关部门的建议，但不受其他部门撑控。采购部不可违反货比三家的原则。

　　7、一次性采购额度超过3000元，必须经过采购部门批准；业务部门、技术部门均无权单独决定采购额度超过3000元以上的业务。

　　五、采购部介入业务流程的时机：

　　1、常规类办公用品：由各部门每月月初提出采购申请，采购部按采购申请单集中进行采购，相关费用由物品使用部门独自承担。

　　2、项目及工程类：业务部门准备引进新产品或新项目，品牌确定前需提三天以上向采购部门下供应商备选单或询价单（见附表一）。采购部依据询价单所描数的要求对供应商进行询价、议价、索求技术方案。

　　3、按要求对公司预算内的物资进行采购。除应急采购外，采购部有义务对超出预算的采购行为向相关部门进行提醒并核实超出预算原因。

　　六、细责：

　　1、责任与要求：

　　公司所有物资与服务的采购与事宜必需由采购部负责并主持。没有采购部经理签字的采购付款，财务部不予报销和支付。

　　2、工程招标期供应商的选择及询价：

　　1）公司所有采购工作必须在公司指定的供应库中选择，业务部门、采购部门偏重于供应商的价格、经营的长期稳定性等商务性谈判，技术部门偏重于技术问题的解决及质量的可靠性谈判。遇有分歧及特殊情况，由业务部门负责人决定取舍。公司采购部门负责人须向所有供应商明确此点根本要求。

　　2）具体业务中，客户需求或要求的产品公司供应库中不具备，根据业务紧急程度，可由业务部门负责人牵头，按公司采购流程汇同技术部门、采购部门共同确定采购品牌与型号。采购部门同时将选定的供应商纳入公司供应库。

　　3）具体流程如下：

　　（1）由相关业务分公司技术责任人提供相关产品要求（如技术参数等）以书面形式报给本部门内勤人员，再转发至采购部（见附表一），如对相关技术实现及参数等不好确定，则需直接将用户相关需求情况以书面形式转至采购部。

　　（2）由采购部转发至相关供应商，并将挑选出的供应商根据相关部门技术的需要提供给相关部门确认技术细节，采购部同时进行询价、议价。期间，供应商不明确事宜，由采购部协调对应部门技术人员对供应商进行技术答疑。

　　（3）采购部确定2-3套方案报给相关业务部门，由相关业务部门参考技术部及采购部意见最终选定。产品品牌选定权必须牢牢掌控在

　　相关业务负责人手中，以便掌控市场竞争局面。技术及采购部门人员需从公司大局出发深刻理解此竞争点的意义。同时技术部门和采购部门可分别根据技术参数是否达到要求及采购过程是否符合采购原则行使否决权。（4）业务情况特殊，上述规定不易执行，则由相关业务部门负责人会同技术部门、采购部门相关人员集体商议，最终由业务负责人拍板决定。

　　（5）整个流程运作，由业务部门领导推动。

　　（6）严禁业务、技术、采购任意一个部门不按上述规定以各种形式、借口、以各种提前造成既定的事实的方式操控供应商的选择及采购工作。采购部负责人每月末需同时将本月重大项目采购制度执行情况以书面形式报至公司审计部门。

　　(7)凡用来竞标的品牌以确定，要求供应商报备并申请特殊的价格保护，以便在竞争中取得最大优势。

　　3、采购申请

　　A采购物资与供应商确定后，由使用人提出申请，报部门经理审核，再由财务部经理审核。通过后报总经理审批，最后交采购部实施采购。大宗物资的采购应提前通知采购部，避免因供货周期过长导致工程或销售的延误。

　　B项目现场的零星采购、急采在采购部经理授权后由项目经理负责，且应在采购完成后及时将采购清单及供应商名片上交给采购部，由采购部对所采买的物品进行核价，登记。

　　4、采购实施

　　A、采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行询价、对比、货比三家后选择最佳供应商；与供应商确认价格、到货周期、结算方式、账期、返利政策、方案支持等事宜；负责与供应商关系的维护，努力与供应商建立互惠互利的.战略合作伙伴关系。采购人员或内勤人员如能从供应商处为公司带来生意，工程类按利润的10%、商品类按利润的5%对相关人员及部门进行奖励。

　　B、采购过程中及时与工程、技术部门沟通。以免造成产品质量与型号的差错。

　　C、尽量集中采购，以免造成不必要的浪费（如人工、运输车费等）。

　　D、工程项目类采购设备提前10-20天预算，预报采购部门及财务部门。

　　5、定点集中采购与档案建设管理

　　A

　　（1）对于工程类常用产品（监控、报警、楼宇、网线、网络设备、背景音乐等）需要定点采购；

　　（2）对于门市及工程等业务部门常用的消耗类产品需要定点集中采购；

　　（3）各部门临时性的小额采购管理，由各部门内勤人员负责。相关管理办法另行制定。额度在3000元以上的采购必须由公司采购部统一管理。

　　B对每个供应商建立长期、详实的（高、中、低档）管理档案（包括产品型号、质量、价格等）；建立相应的产品库，同时进行动态化管理，及时跟踪产品型号、价格等情况的变动情况。为以后的采购工作做好准备（见附表二）。

　　6、货物验收

　　由物资使用部门与采购部共同验收产品，必要时可请技术部人员协助完成。

　　7、采购报销

　　A货物验收合格后，采购人员凭采购清单（发票）、交由库管员输入库手续。凭入库单、采购清单及采购申请单办理报销手续，经财务经理审核后报总经理审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；

　　B项目经理的零星采购也应在报销里提供票据；

　　C如有手续不齐全，年月日、大小写不相符的等情况，财务部有权不予报销。

　　8、后续考核

　　A采购部定期对所购大型物资进行跟踪、调查。比较产品的优劣，以便对供应商及产品进行测评。

　　B由业务部、技术部、财务部对采购工作进行考核，评价采购部工作的优劣。财务部有权利和义务调查采购人员是否有徇私舞弊行为

　　七、采购流程中各部门职责：

　　八、罚责：

　　1、严禁其他部门人员跨越采购部门直接确定品牌或采购，违反者视情节严重与否给予50-200元罚款。未按流程进行签字审批的管理人员，罚款100元。

　　2、财务部一定要严把付款关。没有采购部经理签字的采购付款禁止付款。违反规定每次罚款50元。

　　3、技术、销售及采购负责人提供采购产品主要型号、参数与客户方的需求不符，而供货方又不能提供退货支持，致使设备积压造成损失。如能确定责任人，相关责任人承担100元/台的损失费用，如责任不清的三方各承担50元/台的损失费。

　　4、采购部人员必须按照货比三家的原则进行多方询价并采购，严禁在采购过种中仅在一、两家内比较。如未能按货比三家的原则进行采购而给公司带来损失，相关责任人每次罚款50-100元。如在采购过程有舞弊行为,按侵占公司财产的双倍进行处罚。

　　5、公司监事部门在采购流程中的各个环节有权进行检查、指导，对公司采购额度较大的项目产品及重点供应商监督检查。发现问题，按情节轻重，酌情处理。

公司采购管理制度14

　　一目的

　　为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强各部门之间的审批流程环节，特制定本制度。

　　二范围

　　21公司所有物品的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。

　　22公司的物品包括四大类：

　　221项目采购：包括项目所需物资;

　　222非项目采购(公司自采物资)：设备：电脑、笔记本等;

　　非设备：固定资产、办公用品、消耗品、清洁服务、设施装修等。

　　223公司礼品采购：针对公司客户群体;

　　224产品采购：包含公司自行研发所需硬件设施。

　　三职责

　　31在采购审批流程中，根据作业的职能不同，划分以下角色职责：

　　综合部负责采购的控制;商务部负责提供产品所需的外购件的采购清单;项目经理负责硬件部分监管;总经理、副总经理负责采购计划及采购流程的审批。

　　商务采购员：公司礼品采购;行政采购员：非项目物资采购;项目采购员：项目物资采购。

　　311集中计划采购：各部门按月提报需求计划，每月30日将采购需求上报至对应归口部门。

　　312归口部门根据各部门上报的需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。

　　313归口部门每月汇总各部门需求计划总表;每周进行库存物资盘点汇总，将月度需求表及库存盘点表进行归档。

　　产品采购员：由总经理指派专人或指定部门办理。

　　四程序

　　41计划管理

　　42采购部门接收申请单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购原则;413各部门如遇紧急物资，公司领导不在的.情况下，可以电话先行申请，征得同意后提报归口部门，签字确认手续可以后补。

　　43供应商的选择

　　44由采购商务部帮助寻找合格的供应商，必须进行询议价程序和综合评估。

　　供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

　　45领用原则

　　本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

公司采购管理制度15

　　1.公司采购合同的内容

　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

　　(l)商品的品种、规格和数量

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

　　(2)商品的质量和包装

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

　　(3)商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。

　　(4)交货期限、地点和发送方式

　　交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

　　(5)商品验收办法

　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

　　(6)违约责任

　　签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

　　①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

　　②不按合同中规定的商品质量标准交货;

　　③逾期发送商品。

　　购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

　　(7)合同的变更和解除条件

　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

　　此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

　　2.采购合同的签订

　　(l)签订采购合同的原则

　　①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

　　②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

　　③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

　　④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

　　⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

　　⑥采购合同应当采用书面形式。

　　(2)签订采购合同的程序

　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

　　①订约提议。

　　订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

　　②接受提议。

　　接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。

　　③填写合同文本。

　　④履行签约手续。

　　⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

　　有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的'合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

　　3.公司采购合同的管理

　　采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

　　(l)加强对公司采购合同签订的管理

　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

　　(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

　　(3)处理好合同纠纷

　　当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

　　(4)信守合同，树立企业良好形象

　　合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。

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