文件管理制度

时间：2024-11-13 17:47:54 制度

文件管理制度合集[15篇]

　　在生活中，各种制度频频出现，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？下面是小编帮大家整理的文件管理制度，欢迎大家分享。

文件管理制度合集[15篇]

文件管理制度1

　　施工技术文件管理制度是规范建筑工程施工过程中技术文件管理的重要准则，它涵盖了从项目策划到竣工验收的'全过程，确保工程质量和安全。

　　内容概述：

　　1. 设计图纸管理：包括原始设计图纸、修改图纸、补充图纸等，确保所有参与人员使用的图纸是最新的。

　　2. 施工方案管理：涵盖施工组织设计、专项施工方案、应急救援预案等，确保施工有序进行。

　　3. 技术交底管理：记录技术交底的过程和内容，保证施工人员了解施工要求和技术标准。

　　4. 工程变更管理：跟踪和记录工程变更，确保变更的及时传达和执行。

　　5. 质量检验记录：包括隐蔽工程验收、分项工程质量检查等，为工程质量把关。

　　6. 施工日志管理：记录每日施工情况，为工程进度和问题解决提供依据。

　　7. 安全资料管理：涉及安全检查记录、事故处理报告等，保障施工安全。

文件管理制度2

　　1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

　　2.收到的公文由行政办公室签收登记,分类后递交行政办公室主任拟办意见。

　　3.总经理批办的公文,根据批示,由行政办公室转交承办部门和传阅员,并进行签收登记。

　　4.因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的文件和档案,各级领导均不得携离酒店。

　　5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。

　　6.各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

　　7.公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。

　　8.的`所有人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交栏案室登记和保管。

　　9.行政办公室没有保存价值的文件,经过鉴别和行政办公室主任的批准,予以定期销毁。

文件管理制度3

　　一、竣工资料编制的主要措施

　　1、项目部主任工程师组织有关人员按国家文件规定和按公司《质量记录控制工作程序》进行竣工验收资料的收集，汇总组卷工作。

　　2、在进行施工前，认真学习和掌握国家有关工程竣工档案资料收集整理的规定的规范。

　　3、施工技术资料随施工进度及时汇集整理。

　　4、按施工技术文件、施工材料质量保证文件、施工管理文件、设计变更依据文件等四个方面，落实计划、编制情况登记表，明确责任人。

　　5、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。

　　6、建设单位和施工单位签订的工程合同。

　　7、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。

　　8、施工组织设计方案。

　　二、施工过程中档案资料收集

　　1、做好甲方、设计单位、监理公司有关文件的收到和发放登记工作，并保留原件一套存档。

　　2、根据工程进度和施工情况，联系有关部门收集下列有关原资料p（原件）：

　　①与技术部联系，收集施工技术文件资料。

　　②与材料部联系，收集施工材料质量保证文件。

　　③与设计部联系，收集设计变更依据性文件。

　　3、所有资料必须符合要求，做到齐全。

　　4、根据建设单位需要，随时拍摄有关工程照片或录像。

　　三、施工过程后档案资料的`收集整理

　　1、根据竣工资料收集整理办法，做好归档、整理工作。

　　2、施工中、施工后阶段穿插绘制工程竣工文件，如收集工程竣工报告、工程决算签证、编制全套竣工图，并根据建设单位需要，收集拍摄建筑物有关照片。

　　四、竣工资料

　　1、施工日志。

　　2、工程例会记录及工程整改意见联系单。

　　3、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。

　　4、隐蔽工程验收报告。

　　5、自检报告。

　　6、竣工验收申请报告。

文件管理制度4

　　1. 提升效率：规范化的文件管理能减少重复工作，提高办公效率。

　　2. 保证合规：符合法律法规要求，降低因文件管理不当带来的.法律风险。

　　3. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，维护组织声誉。

　　4. 支持决策：确保决策者获取准确、及时的信息，辅助决策。

　　5. 促进沟通：通过标准化流程，确保信息的准确传递，减少误解。

文件管理制度5

　　为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

　　本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

　　1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

　　2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

　　3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

　　4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

　　5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、资料归档的编制及编号

　　公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

　　1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。

　　2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。

　　3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

　　4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

　　“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

　　“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

　　“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

　　5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

　　例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

　　1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

　　2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

　　3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。

　　4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。

　　5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

　　四、公司文件、资料的归档保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　2、十五年保存:根据需要须保存的'文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

　　4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

　　五、公司文件、资料档案的销毁

　　1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

　　2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。

　　机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

　　3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

　　4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

　　本制度自签发人签字日起生效执行。

文件管理制度6

　　本《开发部管理制度文件》旨在建立一套科学、规范的管理体系，确保开发部的'工作高效、有序进行。文件将涵盖部门组织架构、职责分工、项目管理、技术标准、员工发展和绩效评估等多个方面。

　　内容概述：

　　1. 部门组织架构：明确开发部的层级结构，定义各职位的职责与权限。

　　2. 职责分工：详细描述每个职位的具体工作内容和协作机制。

　　3. 项目管理：设定项目启动、执行、监控和收尾的流程，以及风险管理策略。

　　4. 技术标准：制定编码规范、测试标准和文档编写要求，保证代码质量和可维护性。

　　5. 员工发展：规划员工培训、晋升路径，促进个人技能和职业素养提升。

　　6. 绩效评估：设立公正、公平的考核制度，激励员工提高工作效率和质量。

文件管理制度7

　　工程项目文件资料管理制度

　　①项目部文件资料(含甲方、监理及公司主管部门文件资料)，必须及时传达到相关单位及相关人员。

　　②合同文件，凡由项目部负责签订的'合同，必须经相关部门审查，报总经理审批签署后，方可交合同另一方实施。

　　③设计院、甲方签署的变更统一发放到相关单位。

　　④专业工程师签认的变更(通知)、签证，由项目经理审查上报甲方签认后，盖技术专用章，统一发放到相关单位;

　　⑤外购件发至工地由施工员签收，单据交由资料员复印两份，一份存档，一份工施工员保管，原件及时送回公司存档。从单位发过来设备由施工员签收，项目经理签字确认。一份返回公司一份施工员管，复印一份资料员存档。采购拉来的配件由施工员签收打单据一式三份，一份采购带回公司，一份施工员保管，另一份资料员存档。

文件管理制度8

　　工程文件不仅是项目执行的记录，也是企业知识资产的重要组成部分。有效的`文件管理制度能够：

　　1. 提升效率：通过规范化的流程，减少文件查找时间，提高工作效率。

　　2. 保障质量：确保文件的准确性和完整性，降低工程错误风险。

　　3. 保护信息：防止敏感信息泄露，维护企业利益。

　　4. 法规遵从：符合行业标准和法规要求，避免法律纠纷。

　　5. 知识传承：积累项目经验，为未来项目提供参考。

文件管理制度9

　　工艺纪律管理制度是企业运营的核心组成部分，它旨在确保生产过程的标准化、规范化和高效化。该制度主要涵盖了以下几个方面：

　　1. 工艺规程的制定与执行：明确各生产环节的操作流程和标准，保证产品质量的'一致性。

　　2. 设备管理：对生产设备进行定期维护保养，确保设备运行的稳定性和安全性。

　　3. 员工培训与考核：提升员工工艺技能，通过考核确保其掌握并遵守工艺纪律。

　　4. 质量控制：建立全面的质量检查体系，及时发现和纠正生产过程中的问题。

　　5. 应急处理：设定应对突发情况的预案，减少因工艺故障导致的生产中断。

　　内容概述：

　　1. 工艺规程：详细记录每个生产步骤，包括操作方法、参数设置、安全注意事项等。

　　2. 设备维护：规定设备的保养周期、方法和责任人，预防设备故障。

　　3. 培训计划：设计针对性的培训课程，涵盖工艺知识、安全操作和应急处理。

　　4. 质量检验：设立质量检验点，规定检验频率和标准，确保产品符合规格。

　　5. 安全规定：强调安全生产，设定安全操作规程，防止工伤事故。

　　6. 记录与报告：要求详细记录生产数据，定期报告工艺纪律执行情况。

文件管理制度10

　　文件资料管理管理制度是企业内部运营的重要组成部分，旨在确保信息的有效存储、检索和保护。其主要内容涵盖了文件的.分类、编码、存储、使用、更新、废弃以及安全防护等多个环节。

　　内容概述：

　　1. 文件分类：明确各类文件的性质和用途，如业务文件、财务文件、人事文件等，以便于管理和检索。

　　2. 文件编码：建立统一的编码系统，使每个文件都有唯一的识别码，方便查找和跟踪。

　　3. 文件存储：规定文件的物理存储位置和电子存储方式，确保文件的安全性和完整性。

　　4. 文件使用：设定文件的访问权限，规范文件的借阅、复制和传播流程。

　　5. 文件更新：明确文件修订、更新的程序，保证信息的时效性。

　　6. 文件废弃：设定文件的保存期限，过期文件的处理办法，遵守相关法规。

　　7. 安全防护：制定文件安全策略，包括备份、防病毒、防火墙等措施，防止信息泄露或损失。

文件管理制度11

　　文件考核管理制度旨在规范企业内部文件的管理，确保信息准确、高效地流转，提升工作效率，防止重要信息的丢失或错漏。它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程，旨在通过科学的考核机制，促进员工对文件管理的重视和执行。

　　内容概述：

　　1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码系统，便于快速定位和检索。

　　2. 文件制作与审批流程：明确文件的起草、审核、批准、签发等环节的责任人和操作流程。

　　3. 文件存储与保护：规定文件的存储介质、期限、备份策略，以及安全保护措施。

　　4. 文件使用与借阅：设定文件的使用权限，规范借阅流程，防止未经授权的.访问。

　　5. 文件更新与废弃：规定文件修订的触发条件和程序，以及过期文件的处理方式。

　　6. 考核与奖惩机制：设立文件管理的考核标准，对执行情况进行评估，并据此进行奖惩。

文件管理制度12

　　有效的文件管理制度对于企业的`运营至关重要：

　　1. 提升效率：规范化的文件管理流程可以提高工作效率，减少查找和处理文件的时间。

　　2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保护企业核心竞争力。

　　3. 法规遵从：确保企业在法律法规框架内运营，避免因文件管理不当引发的法律风险。

　　4. 支持决策：准确、快速地获取所需信息，支持管理层做出明智决策。

　　5. 历史追溯：通过文件记录，可以追溯业务过程，为问题解决提供依据。

文件管理制度13

　　技术组管理制度对于公司而言至关重要，它能够：

　　1、提高工作效率：明确的工作流程和责任分配能减少工作冲突，提高项目完成速度。

　　2、保障项目质量：通过项目管理和进度控制，确保每个环节都达到预期标准。

　　3、创新驱动发展：鼓励技术研发和创新，保持公司在技术领域的竞争力。

　　4、促进团队和谐：良好的沟通与协作氛围有助于提升员工满意度，降低人员流动率。

　　5、激发潜力：合理的.评估与激励机制能激励员工不断提升自我，为公司创造更多价值。

文件管理制度14

　　文件管理管理制度是企业运营中不可或缺的一环，旨在确保信息的有效流通、安全存储和合规使用。它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程，旨在提高工作效率，防止信息混乱，保障企业信息安全。

　　内容概述：

　　1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码体系，便于快速定位和查找。

　　2. 文件生命周期管理：明确文件从产生到销毁的`整个流程，包括创建、审批、分发、归档和销毁等阶段。

　　3. 权限控制：设定不同级别的访问权限，确保敏感信息的安全。

　　4. 文件版本控制：跟踪文件修订历史，保证最新、最准确的信息被使用。

　　5. 审批流程：定义文件审批的流程和责任人，确保文件质量。

　　6. 存储与备份：规定文件存储的位置、方式及定期备份策略，以防数据丢失。

　　7. 法规遵从：确保文件管理符合相关法律法规和行业标准。

　　8. 培训与执行：定期培训员工，强化文件管理意识，确保制度的执行。

文件管理制度15

　　一、目的

　　通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

　　二、适用范围

　　适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

　　三、管理职责

　　3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

　　3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

　　3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

　　3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

　　3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

　　3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的`最终审批。

　　3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

　　四、管理程序

　　4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

　　4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

　　4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

　　4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

　　4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

　　4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

　　4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

　　4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

　　4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

　　4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

　　4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

　　4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

　　4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

　　4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

　　4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

　　4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

　　4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

　　4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

　　五、奖惩条例

　　5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

　　5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

　　5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

　　5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

　　5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。

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