公司档案室安全管理制度

时间:2021-10-20 12:30:06 制度 我要投稿

公司档案室安全管理制度

  在现在的社会生活中,制度在生活中的使用越来越广泛,制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。我敢肯定,大部分人都对拟定制度很是头疼的,下面是小编精心整理的公司档案室安全管理制度,希望对大家有所帮助。

公司档案室安全管理制度

  公司档案室安全管理制度1

  档案室制度

  一、非档案管理人员未经许可,不准擅自进入档案室,并禁止操作玩耍电脑。

  二、查阅档案资料时,必须经矿长、总工允许,凭准阅证履行登记手续,并在指定地点阅览,阅览完毕立即归还。

  三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

  四、经常检查档案资料的保存情况,如发现损坏、霉变、虫蛀,立即采取治理修复措施。

  五、离开档案室时,必须检查好门、窗,加强防范措施,妥善保管档案室钥匙,同时把电源关掉,以免把电脑、打印机、复印机损坏。

  六、档案室应保持清洁卫生,通风干燥,摆放物品整齐有序,不得乱堆乱放。

  档案保管制度

  一、为了充分发挥档案的利用率,入档时必须做到材料齐全、字迹清晰,装订结实、整齐、规范、排列有序。

  二、对属永久、长期保存的档案,发现有破损,做到反复修复,保证档案的完好性。

  三、严格执行档案借阅、保密等制度,防止人为散失、泄密和损缺,确保档案的完整安全。

  四、为了便于查找和利用,做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作,文件资料要有目录、有索引,以方便查找。

  五、落实各项措施,切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

  档案借阅制度

  一、凡查阅档案,必须办理借阅登记手续,(必须经矿长或总工及办公室主任批准)阅后直接面还保管人员。

  二、外单位借阅档案,一律凭单位介绍信并办理登记手续,在档案室查阅,不得借出室外。

  三、查阅档案资料时,不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

  四、档案材料原则上不借出室外,如特殊需要,经有关领导批准,方可借阅复印档案材料。

  公司档案室安全管理制度2

  一、总则

  1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。

  2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

  3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。

  二、档案管理机构的设置及基本要求

  (一)档案划分及管理部门

  1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

  2、公司设立档案室,隶属于办公室,办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理职责,档案管理员必须严格履行职责。

  3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。

  (二)各部门资料管理

  1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。

  2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法,实行统一的标准分类管理。

  3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。

  三、档案分类

  (一)档案质量

  1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

  2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

  3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

  4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

  5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。

  (二)立档

  1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

  2、跨年度的请示与批复,有批复的`在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。

  3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。

  (三)分类

  1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。

  2、公司档案大致分为以下几类:

  (1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;

  (2)文件类:分外来文件和内部文件;

  (3)制度类:管理制度汇编;

  (4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。

  (5)计划总结类:分年度计划及总结等;

  (6)会议纪要类:办公例会纪要等

  (四)档案编号

  1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

  2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

  3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。

  四、归档及保存年限

  (一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。

  (二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年,5年,10年。

  1、永久保存:

  (1)公司章程、合同

  (2)股东名册

  (3)组织规程及办事细则

  (4)财务报表

  (5)政府机关核准文件

  (6)不动产所有权及其他债权凭证

  (7)工程设计图

  (8)公司规章制度

  (9)其他经核定须永久保存的文书

  2、10年保存:

  (1)预算、决算书类

  (2)会计凭证

  (3)事业计划资料

  (4)其他经核定须保存10年的文书

  3、1年至5年保存:

  (1)期满或解除之合约

  (2)其他经核定保存5年的文书

  4、1年以下暂时保存:

  (1)结案后无长期保存必要者。

  (三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

  (四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。

  (五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。

  五、档案日常管理

  (一)借阅

  1、借阅手续:

  (1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。

  (2)办公室接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。档案归还时,经办公室核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录

  2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

  3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。

  4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

  (二)销毁

  1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的《档案销毁清单》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清单》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。

  2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清单》需永久保管。

  3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

  (三)移交

  1、需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

  2、移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

  (四)保密

  1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

  2、档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

  3、爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。

  六、附则

  (一)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。

  (二)本制度自印发试行之日起执行。

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