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EXCEL两则技巧

时间:2017-05-03 充电培训 我要投稿

EXCEL正广泛应用于数据管理,对大量数据而言,校对工作是令人头痛的事。下面就说说怎样校对。   

  语音校对
  选中要进行校对的单元格区域,比如图8中的A1:B5。依次单击“工具” “语音” “显示‘文本到语音’工具栏”,该工具栏就会出现在EXCEL编辑区中,单击其中的第一个按钮,EXCEL即可开始朗读。你就能看着纸稿,听着语音进行校对了。

  需要说明的是,该项功能不会随EXCEL 2003的默认安装而安装,首次使用时,系统会提示你添加,请按提示操作。如果你在安装Office 2003时选择了删除备份文件,系统会提示你插入安装盘。

 

  图8中的第二个按钮是“停止”,当你发现有错时,请及时单击停止朗读,以便进行修改;修改后再单击第一个按钮,校对又能继续进行。事实上,很多人为了追求快速校对,按一下ESC键也可暂停朗读,以便于修改。   

  单击第三、四个按钮,可设置按行进行校对还是按列进行校对。   

  快速校对   

  专业的录入员在操作EXCEL时,通常会采用快速校对的方法——重新输入一遍,这对于他们而言虽然麻烦,但却更快。   

  图9是一张工资表示意图。当然,一般的工资表列数都比较多,可将用于校对的列安排到后面去,要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法:

 

  步骤一 单击“视图” “工具栏” “窗体”,将窗体工具栏显示出来,在U1单元格插入一个“组合框”。   

  步骤二 在V4:V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容,这里的内容一定要与工资表表头即B3:D3中的内容保持一致。

  步骤三 右击组合框,选择“设置控制格式” “控制”选项卡,在“数据源区域”后的文本框中输入V4:V6,在“单元格链接”后输入U1。今后,我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”,同时,U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。   

  步骤四 在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ,再用EXCEL的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。   

  步骤五 单击组合框,选择要对哪一项进行校对,比如“基本工资”;接着,在T4:T8单元格中将每人的基本工资重输一遍,如果B4中的数据与T4中的数据相等,U4中会自动填入1以示正确,如不等,则自动填入0以示错误(如图10)。   

 

  同理,如果用组合框选择另一项,如“奖金”,U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。   

  对大量数据进行校对,这种方法的效率较高,可以集中重输,集中修改。可能也有人会问,要是第二次也输错了怎么办,其实,两次都输错的几率本就不高,更何况,只有两次错误完全相同时,这种方法才会失效,这种几率非常小。   

  一般地,工资表的栏目不会随时发生变化,可将上述工作表制成模板,能大大提高工作效率。为使给出的出错提示更加明显,还可在U列设置条件格式,比如让出错信息显示为红色等,设置条件格式的方法:选中U4:U8单元格,单击“格式” “条件格式”,得到图3对话框,可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”,打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同,可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线……等,哪种最醒目就选择哪一个。  

  发放自如

  有些工资表列数较多,我们不希望T、U、V等列占据有限的可视空间,还可将这几列随时进行隐藏或显示。

  步骤一 用窗体工具栏插入两个命令按钮,将其分别改名为“开始”、“完毕”。

  步骤二 录制与“开始”按钮相关的宏,宏里只包含一步操作:隐藏F列至S列,然后将该宏指定给“开始”按钮。   

  步骤三 同理,录制另一个宏,宏里包含的操作也只有一步:对刚隐藏的列取消隐藏属性。 今后,我们只要单击“开始”按钮,F列至S列就会隐藏,供校对的几列就能显示出来。校对完毕再单击“完毕”按钮,刚隐藏起来的列自动打开,将用于校对的几列挤出视野。






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