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EXCEL两则技巧
EXCEL正广泛应用于数据管理，对大量数据而言，校对工作是令人头痛的事。下面就说说怎样校对。
语音校对
选中要进行校对的单元格区域，比如图8中的A1：B5。依次单击“工具” “语音” “显示‘文本到语音’工具栏”，该工具栏就会出现在EXCEL编辑区中，单击其中的第一个按钮，EXCEL即可开始朗读。你就能看着纸稿，听着语音进行校对了。
需要说明的是，该项功能不会随EXCEL 2003的默认安装而安装，首次使用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装Office 2003时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。
图8中的第二个按钮是“停止”，当你发现有错时，请及时单击停止朗读，以便进行修改；修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进行。事实上，很多人为了追求快速校对，按一下ESC键也可暂停朗读，以便于修改。
单击第三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。
快速校对
专业的录入员在操作EXCEL时，通常会采用快速校对的方法——重新输入一遍，这对于他们而言虽然麻烦，但却更快。
图9是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：
步骤一 单击“视图” “工具栏” “窗体”，将窗体工具栏显示出来，在U1单元格插入一个“组合框”。
步骤二 在V4：V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即B3：D3中的内容保持一致。
步骤三 右击组合框，选择“设置控制格式” “控制”选项卡，在“数据源区域”后的文本框中输入V4:V6，在“单元格链接”后输入U1。今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。
步骤四 在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ，再用EXCEL的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。
步骤五 单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”；接着，在T4：T8单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4中的数据与T4中的数据相等，U4中会自动填入1以示正确，如不等，则自动填入0以示错误(如图10)。
同理，如果用组合框选择另一项，如“奖金”，U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。
对大量数据进行校对，这种方法的效率较高，可以集中重输，集中修改。可能也有人会问，要是第二次也输错了怎么办，其实，两次都输错的几率本就不高，更何况，只有两次错误完全相同时，这种方法才会失效，这种几率非常小。
一般地，工资表的栏目不会随时发生变化，可将上述工作表制成模板，能大大提高工作效率。为使给出的出错提示更加明显，还可在U列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：选中U4：U8单元格，单击“格式” “条件格式”，得到图3对话框，可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线……等，哪种最醒目就选择哪一个。
发放自如
有些工资表列数较多，我们不希望T、U、V等列占据有限的可视空间，还可将这几列随时进行隐藏或显示。
步骤一 用窗体工具栏插入两个命令按钮，将其分别改名为“开始”、“完毕”。
步骤二 录制与“开始”按钮相关的宏，宏里只包含一步操作：隐藏F列至S列，然后将该宏指定给“开始”按钮。
步骤三 同理，录制另一个宏，宏里包含的操作也只有一步：对刚隐藏的列取消隐藏属性。 今后，我们只要单击“开始”按钮，F列至S列就会隐藏，供校对的几列就能显示出来。校对完毕再单击“完毕”按钮，刚隐藏起来的列自动打开，将用于校对的几列挤出视野。
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