秘书工作的基本原则

时间：2022-04-02 08:41:32 办公文秘我要投稿

秘书工作的基本原则

　　秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。以下是关于秘书工作的基本原则与要求，希望大家认真学习!

秘书工作的基本原则

　　秘书工作的基本原则篇1

　　一、秘书工作的基本原则

　　秘书工作的基本原则是指秘书人员在工作中必须遵循的规范和准则。这既是由秘书工作的特点决定的，也是由长期实践积累所形成的。只有遵循秘书工作的基本原则，才能使秘书工作沿着正确的方向健康发展。

　　(一)准确周密原则

　　准确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位、社会团体的领导工作服务的，它与领导工作活动有着密切的联系。所以，秘书人员必须以高度负责的精神，尽最大努力高质量地完成工作任务。

　　要保证秘书工作质量，最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终保持最佳状态，避免产生紊乱现象。比如，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进行调研工作，准备掌握第一手资料，摸清相关情况，认真领会领导意图，把必要的准备工作做得扎实细致；正式起草阶段，则要准确体现党的方针政策、准确领会领导意图，准确反映实际情况，准确揭示问题的本质，不与党的方针政策和国家法律规范及领导意图相违背、相矛盾，更不捏造事实。在行文语言方面，更要做到概念准确，符合语法和逻辑准则，准确表达时间、空间、数字、机关名称，规范使用标点符号等。草稿完成后，还应认真做好加工修改工作，确保文件的准确性和严密性。同时，在文件的处理过程中，收发、登记、分文、拟办、缮印、审核等工作，都应该做到小心谨慎，避免错漏和失误。秘书人员在办理调研、信息、协调、信访、接待、值班、电话等各项具体工作时，应该秉持严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风，最大限度地减少差误，保证工作质量。

　　要确保秘书工作质量的全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平时协调、事先预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次要实行全面质量控制。从秘书部门领导至一般秘书人员，都应注重质量控制，对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行全过程质量控制，同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。最后要严格实行岗位责任制，强化树立秘书人员的质量责任意识，制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有这样才能创造出全面优质的秘书工作。

　　(二)迅速及时原则

　　迅速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中，必须讲求时效，力求以最小的投入、最少的时间，取得最好的效果。

　　迅速及时的原则应体现在秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看，秘书人员在接到任务后，应抓紧时间进行承办。如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时，应优先办理，以免耽误工作。对于没有明确时间要求的文件，也不应随意延缓，公文文件都具有现行效用，在优先办理紧急文件的前提下，对普通文件也应该及时进行处理，防止积压。总之，办文工作应该统筹安排，区别轻重缓急，尽量缩短文件在机关内的运转周期。

　　由于秘书工作处于从属地位，其工作往往呈现被动性的特点，因此这就需要秘书人员在解决问题或处理工作时，更要注重时效性。例如，从领导决策的要求来看，秘书人员应在决策之前提供有关信息；待决策形成之后，根据领导要求立即着手公布实施，及时发挥决策的作用；若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时，秘书部门应当及时进行沟通协调。而在实际工作中遇到突发事件时，领导者需要迅速作出反应，此时则需要秘书部门及时提出处理建议，直接办理一些具体事务，避免造成更大的损失。

　　在工作中坚持迅速及时的原则，需要秘书人员准确掌握以下几点：

　　第一，切实全面提高政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢固树立服务观念，时刻以领导工作的需要为先，强化时效观念，以敏捷迅速的工作作风对待工作中的各项任务；

　　第二，加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作中的规章制度，加强工作的条理性和计划性，区分工作事项的轻重缓急，实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理；

　　第三，加大秘书机关机构体制改革力度，精简办公机构，简化办公手续，改善办公人员结构，提高秘书人员素质；第四，讲求科学的工作方法，努力推进秘书工作的现代化、标准化进程。

　　(三)安全保密原则

　　安全保密原则既是对秘书人员的工作要求，也是秘书工作必须坚持的重要原则。我们党和国家历来十分重视安全保密工作。1951年《关于加强保守党和国家机密的补充决定》中明确指出：保守党与国家的机密，乃是关系全党、全军、全国人民的重大利益问题。各级党委必须重视保密工作，并将这项工作作为自己经常注意的工作之一。1986年我国正式颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法》，既从法律上严格规范了保密工作，也为秘书部门做好保密工作提供了法律依据。

　　由于秘书部门属于机关的核心要害部门，其职责范围和工作职能决定了秘书人员涉密最频繁、知密最广泛、懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员更加需要重视保密工作。如果秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露，势必严重危害党和国家的安全，危害人民的利益，给我国社会主义现代化建设事业造成重大损失。即使是对于单位内部或社会生活管理方面的文件、资料，秘书工作人员也不能放松思想戒备，要时刻牢记保密原则对于秘书工作的重要性和必要性。

　　坚持秘书工作的安全保密原则需要深刻把握以下几点：

　　第一，毫不放松对于秘书人员的保密思想教育工作，增强秘书人员树立保密意识的观念，使其在日常工作中切实做到守口如瓶，知密不泄密；

　　第二，建立健全秘书工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的机密文件，经手办理的秘书人员，不得与无关人员谈论；绝密文件应有专人负责和专门设备保管；不得擅自将秘密文件携带外出或带回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密；此外还要保证机密信息本身的安全，不失密、不泄密。

　　第三，应该采取一系列有效措施，保证文件在印制、校核、传递等工作环节手续严格健全，按照规章办事，堵塞一切可能出现的漏洞，防止党和国家机密受到损失。

　　(四)实事求是原则

　　实事求是是一切工作必须遵守的基本原则，而对于直接为领导工作服务，为领导提供决策依据的秘书工作来说，更应当严格坚守。这一原则在秘书工作中的具体体现就是要坚持原则、说真话、说实话、为领导和人民办实事，一切从实际出发，按照实事求是的思想路线来开展工作，思考和处理问题。这是因为，我们的党和人民政府是代表广大人民利益，为人民服务的，而作为直接为各级领导机关服务的整个秘书队伍，要通过为领导工作的顺利运转服务，来实现为人民服务的宗旨。

　　贯彻实施秘书工作中的实事求是原则，我们需要牢记以下几点：第一，简政放权，简化行政机构层次，规范机关管理职能。同时加强法制建设，严格依法办事，减少工作中的任意性；第二，倡导深入实际、求真务实的工作作风，反对文牍主义作风。第三，汇报调研结果或具体工作时，应坚持原则，实事求是，提供真实可靠的材料；第四，建立正确的.信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。

　　二、秘书工作的基本要求

　　(一)坚持秘书工作的“三服务”指导思想

　　根据指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为领导和领导机关服务；二是为与本机关相关的各个部门机关服务；三是为人民服务。“三服务”是对上述这种指导思想的简称。

　　1.为领导和领导机关服务

　　所谓为领导和领导机关服务，是因为我国秘书工作的领导体制规定了各个层次的秘书部门和秘书人员都直接对本机关领导负责，是本机关领导人或领导群体的直接办事机构和工作助手。因此，秘书部门最直接、最主要的工作就是为领导和领导机关服务，这集中体现了秘书部门的从属地位。比如，为直接领导撰写讲话文稿；安排领导活动；根据领导工作要求展开对内外、上下的各种综合协调工作等。这些方面的工作均体现着秘书工作为领导和领导机关的服务，其服务的质量和成效直接影响着本机关领导者和领导群体的工作运转状况。

　　2.为与本机关相关的各个部门和机关服务

　　为与本机关相关的各个部门机关服务是由秘书部门的服务对象所决定。因为秘书部门所服务的各个机关之间分别存在着隶属关系、业务指导关系、平行关系等，其之间必然存在相互沟通、交流信息、彼此协作配合的需求，秘书部门自然要承担为与本机关相关的各个部门机关服务的职能，如贯彻落实上级机关下达的指示、决定，及时反馈信息；为下级机关、平级机关及其领导者提供大量信息和资料方面的服务等。

　　总之，“三服务”的指导思想揭示了我国社会主义新时期秘书工作，特别是党政秘书工作的根本宗旨，体现了党和国家对秘书工作的根本要求，也为我国秘书工作的改革与发展提供了根本动力，同时也为我国秘书工作的健康发展指明了根本方向。“三服务”指导思想的确立，是我国秘书工作发展史上的里程碑。

　　(二)实现秘书工作的“四个转变”

　　“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”“四个转变”的要求，着眼于新时期领导工作的实际需要，从我国秘书工作的新形势、新任务的需要出发，具有不可低估的理论和实践意义。

　　“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求；其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到最佳状态，按照规定的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。

　　“四个转变”有利于改变长期以来对于秘书部门和秘书人员的思想和手脚的过度束缚，有利于秘书部门和秘书人员发挥“智囊团”、“思想库”的作用。在新时期下，秘书部门和秘书人员要处理好继承与创新的关系，既要重视以往的好经验和好传统，又要勇于探索，提炼新的经验和做法。

　　(三)实现秘书工作的“三化”

　　秘书工作的“三化”要求是指“要形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，保证每个环节和每项工作都有章可循。”这是基于在改革开放的新形势和新任务下，秘书工作所面临的新问题和新特点而提出的。

　　首先，实现秘书工作的规范化，从根本上就是要求秘书部门和秘书人员，本着对事业负责，对人民利益负责的态度，在完成各项任务的过程中，实践为人民服务的根本宗旨。这是秘书工作规范化的基本出发点，也是实现秘书工作业务规范化的根本保证。在具体的实践工作中，则是要求秘书工作要全面提升质量标准，让每项工作和每个环节均符合所指定的标准和操作规范，避免人为因素和不良作风的影响。

　　其次，实现秘书工作的制度化，是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织原则。明确党政机关的秘书工作不是仅仅为领导者个人服务，而是建立在为领导集体服务的基础上的；不是按照纯粹的个人意志实现工作运转，而是为了保证党内生活秩序和国家机关正常工作秩序而实现工作运转的。在具体的实践工作中，则是要建立规范的秘书工作制度流程，实行岗位职责分工，落实责任制，做到人有专职，事有专管，严格按照有关制度和程序办事。

　　最后，实现秘书工作的科学化，是指秘书部门在为领导服务的过程中，要注重认识事物的本质，按照客观规律处理和解决实践中发生的各种问题，善于摸索并遵循秘书工作的内在规律性要求，运用科学有效的工作方法促进自身的建设和发展。

　　实现秘书工作的规范化、制度化和科学化，是一项系统且长期的工作，是一个不断追求、自我完善的过程，更是一项需要不断学习、积累、实践和总结的过程。

　　秘书工作的基本原则篇2

　　女秘书服饰礼仪的基本原则

　　秘书服饰礼仪不仅要体现实用性，也要体现装饰性，还要体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来，尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。服饰礼仪总的原则是协调,具体说就是服饰与秘书个人自身条件、职业特点和所处环境相协调,同时遵守与服饰自身相关的习俗或原则。

　　女秘书的穿着尤其应该遵循TPO原则，即时间(Time)地点(Place)场合

　　(Occasion)的原则。

　　T：时间原则，不同时段的着装规则对女秘书尤其重要。女秘书的着装需要随时间而变换。白天工作时，女秘书应穿着正式套装，以体现专业性；晚上出席鸡尾酒会就须多加一些修饰，如换一双高跟鞋，戴上有光泽的佩饰，围一条漂亮的丝巾；服装的选择还要适合季节气候特点：如冬天要穿保暖、御寒的冬装，夏天要穿通气、吸汗、凉爽的夏装。更要体现时代特点保持与潮流大势同步。T原则就充分体现了当代女秘书服饰的一种趋势：即与时尚流行相结合。

　　P：地点原则，从地点上讲，置身在室内或室外，驻足于闹市或乡村，停留在国内或国外，身处于单位或家中，在这些变化不同的地点，着装的款式理当有所不同，切不可以不变而应万变。例如，穿泳装出现在海滨、浴场，是人们司空见惯的；但若是穿著它去上班、逛街，则非令人哗然不可。在国内，一位少女只要愿意，随时可以穿小背心、超短裙，但她若是以这身行头出现在着装保守的阿拉伯国家，就显得有些不尊重当地人了。地点原则要求女秘书在活动前对活动的场景要有一个了解或估计：是办公室还是码头车站?是高级商务宾馆还是休闲娱乐场所?只有弄清楚活动的环境，才能有针对性地选择自己应穿的服装与应佩戴的饰品。这样才能很好的体现地点原则，是着装与环境相适应。

　　O：场合原则，衣着要与场合协调。与顾客会谈、参加正式会议等，衣着应庄重考究；听音乐会或看芭蕾舞，则应按惯例着正装；出席正式宴会时，则应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服；而在朋友聚会、郊游等场合，着装应轻便舒适。试想一下，如果大家都穿便装，你却穿礼服就有欠轻松；同样的，如果以便装出席正式宴会，不但是对宴会主人的不尊重，也会令自己颇觉尴尬。女秘书在工作场合应该穿着的整洁大方，而在重大的社交场合，服饰应该正规庄重，如参加舞会宴会着装一定要优雅华丽，更重要的是庄重。

　　“云想衣裳花想容”，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着，一定要遵循TPO原则，才能使女秘书的职业生涯更加专业，更加出彩。

　　女秘书服饰的时尚与流行趋势

　　在了解了服饰礼仪对一个秘书来说有多么的重要之后，似乎大家都产生了种疑惑，是不是为了做到保险起见，女秘书还是穿着一成不变的套装更为合适呢?实则不然，在TPO原则中，其实已经体现了女秘书服饰发展的一种潮流，就是体现时代特点并保持与潮流大势相符合。女秘书的服饰也可以做到很时尚。

　　怎样才能使身穿职业装的职业女秘书时尚起来呢?第一，从细节入手，懂得时尚的人总是那些善于从细节入手的人。领口处不经意的褶皱，胸口的小小胸花，袖口别致的袖口，从细节入手，是使得秘书服饰灵动时尚起来的第一步。你可以在脖子上系上当季流行的丝巾，用上当季流行的丝巾打法，瞬间你的职业装上就有了亮点。你可以在腰上系上一条今年流行的腰封，不但使整个人更加干练也体现了自己的时尚品味。

　　第二，注重色彩的搭配。女秘书的服装不再是黑灰白等深色的天下了，逐渐的一些鲜亮的色彩也加入了秘书的服饰之中，粉色系的淡雅与清新就是一个十分不错的选择。而在暗色的服装中加入大胆的亮色元素也不失为一个好的方法，如：在灰色系中加入柠檬黄、浅蓝、粉红的小配饰，不仅不会遮盖住灰色的风头，还能使灰色更加出色纯粹。

　　想要紧跟时尚的脚步，就要了解当今的流行趋势与规律。现代女秘书在服饰的选择之上可以说是有了更大的空间与余地。女秘书们越来越追求个性的释放和魅力的展示，虽然可以选择的款式却来越多，但是其变化却有一些内在的规律。

　　第一，性感和妩媚永远不是主题，不要一味追求醒目，以此来吸引更多的目光，作为一名秘书，庄重与品位永远是第一位的；

　　第二，款式简洁大方是主流，就如一些时尚界的大牌服饰，追求的永远是品质精良与款式婉约，往往看似平淡的东西才更具有千变万化的潜力；

　　第三，色彩要自然协调，色彩要纯正自然，与办公色调气氛相协调。

　　当代的女秘书职业装的流行趋势同样清晰、明了。

　　第一，亮色逐渐走上舞台，突破了以往的禁忌，大胆的色彩对比与线条设计让服装更具活力；

　　第二，蕾丝与褶皱并非禁区，注重细节的精致，各种流苏、刺绣，腰带被融入了设计之中，注重腰部的设计，使服装更加突出女士的曲线之美；第三，强调整体的配套，与服装同步的应该还有腰带、丝巾、拎包、鞋袜、手表、戒指等一系列的饰物，这种整体的搭配更能展现女秘书作为一名职业女性的品味与自信感；第四，注重个性，忌刻板统一而转投优雅个性，就算统一的着装下的小细节也必须拥有自己的个性，就如不同的饰品。

　　当今的社会人们希望张扬个性，追逐时尚已经是一股不可抗拒的潮流了，可作为女秘书这个特殊的职业女性群体，盲目的追逐时尚肯定是不可取的。适合自己的永远是最好的，与工作相符合的永远是最合适的。

　　莎士比亚曾说过：“服饰往往可以表现人格。”作为一名新时代的职业女秘书，良好的服饰礼仪与品味就是体现自己的人格与魅力的一扇窗。

　　秘书礼仪规范

　　1.秘书的仪表

　　仪表的礼仪很重要，是一种无声的语言，“三秒钟”就可以给人一个印象，因此秘书的整体素质修养、性格等特征就是从仪表方面反映出来的。秘书的仪表主要体现在服饰和美容两方面。服饰要求整洁大方、整体和谐。美容要求在仪表的整理方面应注意发型和面容的清洁、保持服饰整洁，仪容方面女性秘书要求化淡妆，而且要注意在不同场合的化妆，化妆要注意场合，不允许在公共场合化妆。

　　2.秘书的仪态

　　仪态是各种身体姿势的总称，是一种非语言形式，具有表露、替代和辅佐的作用。秘书的仪态要求体现在以下六个方面：站姿，基本要求是均衡、挺直、灵活，在正式场合要具备“挺直如松”的气度，避免不良的站姿；坐姿，基本要求稳、直，达到“坐如钟”的要求；走姿，基本要求抬头、挺胸、收腹、两眼平视，步子要均衡；手势，手势是一种带有情感交流的体态语言，能够传达丰富的感情，如挥手告别、拱手答谢、招手致意、拍手称赞、摆手拒绝等；目光，与人交往目光要平和亲切，在交往中注意凝视的运用；秘书要避免当众瘙痒、避免不雅动作等不雅的仪态。

　　3.秘书活动礼节

　　秘书活动礼仪主要表现在典礼仪式、迎来与送往、宴请与赴宴方面。接待礼仪，接待客人是秘书的日常工作之一，这里面包括欢迎来宾、接待方式、送别客人等环节，每个环节都应讲究礼仪。秘书组织典礼仪式，要着重做好以下工作：拟定典礼仪式的程序；拟制出席典礼仪式的宾客名单；组成接待小组负责接待宾客；确定宾客坐席；布置和检查音响设备等。

　　宴请和赴宴是社交中的一项重要活动。秘书在宴请礼仪中要注意：明确宴请的目的和规格；确定宴请的时间和范围；制作和发送请柬；进餐位次排列；迎送宾客等。赴宴要注意及时向宴请的主人答复，服装要整洁大方，出席宴会以正点到达为好。