高效处理公文的诀窍

时间：2024-04-11 23:20:39 金磊办公文秘我要投稿

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高效处理公文的诀窍

　　公文是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。跟思维导图相似的一种方式。下面小编整理的高效处理公文的诀窍，欢迎阅读收藏。

高效处理公文的诀窍

　　高效处理公文的诀窍

　　办公室每天都会收到各类公文，数量大、情况多，如何高效率地处理，直接关系到办公厅室能否发挥好参谋助手、运转枢纽作用，牵涉到党委、政府工作能否高效运转。做好公文处理工作，应掌握好“稳、熟、问、准、快、巧”六字诀。

　　稳，即稳重不慌乱

　　作为各类公文的总入口和总出口，公文处理部门经常会遇到重要文件、紧急文件、领导交办的文件、部门上门找的文件等须要同时处理的情况，想要将这些文件有条不紊地处理好，一定要做到“稳”。头脑保持清醒，理清头绪，将纷繁复杂的文件分出轻重缓急，适当处理。一般来说，重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接下来是重要的文件，最后是一般常规性文件。

　　熟，即熟练不生疏

　　对党委、政府的工作规则、领导工作分工及阅文习惯、各部门的职能、公文受理范围及办理程序等都要了然于胸，这是正确处理公文的基础。收到公文后，首先判断是否在收文范围内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文。其次判断需要不需要进入公文处理程序，对社会性的培训邀请函之类，一般不得作为正式公文处理。再次判断应该采取何种处理方式，有的来文只需领导知晓的，应该按阅件的程序处理；有的来文需要执行或定夺的，应该按办件的程序处理。最后判断文件应该给谁看、给谁办，怎么给、怎么转，避免因为误判而返工。

　　问，即询问多请教

　　现在经济社会快速发展，新生事物多、领导新的要求多，只有不断加强学习，才能跟上形势发展需要，为领导和群众提供更好的服务。作为处室负责人，要向下属多询问了解情况，因为没有调查就没有发言权，只有全面掌握情况后，才能作出正确的决定。否则，夸夸其谈地乱说一顿，既指导不了工作也损害了自身形象。作为工作人员，要向领导和其他同事多请教经验做法。当然，我们还应当积极学习新知识，结合领导的新要求，对既有程序和做法进行大胆创新。

　　准，即准确无差错

　　准确是对公文处理工作的质量要求，是公文处理工作的生命。一份会议通知，如果把时间、地点或其他要素搞错了，会给工作造成很大被动，对本部门造成恶劣影响；一份密件，如果发送范围搞错了，会造成政策传达不到位甚至泄露国家秘密，给党和国家造成损失；一份请示，如果没有把好关或者把呈报领导搞错了，会耽误工作的推进甚至给领导之间造成误会。

　　快，即迅速不拖拉

　　公文处理部门一般来说是办公室公文入口的第一环和出口的最后一环，起着承上启下的枢纽作用。作为第一环，如果处理慢了会直接影响后续环节的办理，使平件变成“急件”；作为最后一环，如果拖拉，会造成公文拥堵，长时间出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作为领导身边的工作人员，工作应该更加积极主动，杜绝懒、慢、拖的不良现象，牢固树立“马上就办”的雷厉风行作风。

　　巧，即灵活不死板

　　公文处理工作是高度程序化甚至程式化的，具有纪律性和严肃性的特点，如果按照一人一个思路、一人一套标准去处理公文，就会导致政令不统一。当然，坚持原则性并不排斥灵活性。因为程序是死的，情况是活的，而人则是掌握程序和情况的统一体。所以要用好用足程序适应新情况，又不能以不变的程序来应对千变万化的新情况。比如，有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件。

　　拓展阅读

　　高效公文写作技巧

　　多听——开会要手到、耳到、心到

　　很多同学参加本单位的各种会议的时候，总是心不在焉，身在心不在，眼在耳不在，到头来既浪费了自己的时间又没有把领导的意图听到心里，真是一无所获。其实，越是高级别的领导，他的讲话材料写作水平就越高（大多数情况下）。如果你有写类似材料的工作需要，就要认真听领导的发言，边听边记边整理，甚至可以试着画出思维导图，看看领导的发言是个什么样的框架结构，重点讲了哪些问题、用了哪些词语等等，这对你写类似文章会大有裨益。

　　多读——会后继续学习文件

　　多听只是第一步。会开完了，领导往往要求大家“会后继续学习、深刻领会”，大多数同学会把这句话抛到九霄云外。我的习惯是，拿到讲话的正式印发件之后，会像读书一样再把它读一遍。读的过程中，一方面概括一下文件的主要内容；另一方面，把文件的遣词造句认认真真研究一边，看对我们工作中的常见问题如何描述的，用的什么样的词语，哪些是我们专业中常用的词汇等等。

　　这个在刚入职的时候尤其有用。俗话说“到什么庙念什么经”，通过文件学习可以迅速的掌握你的单位的常用词汇，也就确保你在各种场合里不会说外行话、写外行话。说的更通俗点儿，领导说“天王盖地虎”的时候，你起码应该知道对“宝塔镇河妖”！

　　多问——领导什么思路

　　一般领导给你安排工作时，都会有他的一个思路。你接了工作任务，千万别埋下头闭门造车，应该首先和领导沟通，看人家的思路是什么。领导的思路基本就给你打下了一个写作的框架，你只需要按照这个框架充实就行了。

　　多写——不要抗拒工作任务

　　写作无他，“唯手熟尔”。不要惧怕领导交给你的任务，说白了，那是给你练手的机会。轮到你写的时候，把你从别人的讲话稿里听到的、读到的、问到的，统统写到你的文章里。模仿是入职后公文写作必不可少的阶段，多写，多模仿，慢慢你就会找到你这个行业的类似公文的写作套路和规矩。

　　多改——领导不是在刁难你

　　你最初写出来的东西，交到领导那里的命运只有一个，就是被批改的面目全非。对于这一点，有的同学认为，这样自己很没有成就感，甚至觉得伤自尊。更有的同学认为，领导朝令夕改，明明是按照领导的思路写的，最后领导自己又有别的想法。其实，只有修改才会有提高。通过修改，你也能了解一篇高质量的文章是如何变成最终的样子的。

　　我在工作中就常常听到同事说：“某某领导的思路真是好，文章经过他几次修改，马上就不一样了，从他那儿学到了很多。”如果你遇到了一个肯一遍遍给你修改文章的高水平的领导，那么恭喜你，你等于找到了一个免费的导师，不仅仅你的公文写作水平，还有你的工作思路都会突飞猛进。

　　最后，一定要静下心来

　　这个区别于以上几“多”。很多同学写的东西交到我手里，我一看，遣词造句就不说了，首先逻辑思维都是乱的，一看就没有静下心来思考。拿到领导给的命题之后，根据领导的思路，在动笔之前，一定要静下心来，把领导的思路和自己的思路合二为一，给文章先列一个框架。这个过程很重要，却往往被忽视。很多同学写东西的时候，一边看着电影、听着歌，一边东一榔头西一棒槌的乱写一通。更有甚者，找来以前同事们写的东西，这儿复制一段，那儿黏贴一段，完全不敢上下语境对不对，前后意思搭不搭，格式是否一致。　

　　公文拟写的步骤与方法

　　公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

　　公文的拟写通常按以下步骤进行：

　　一、明确发文主旨

　　任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

　　1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样?存在哪些问题，解决方式、需协助事项;再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

　　2、根据文件内容，准备采用什么文种?比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

　　3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

　　4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

　　总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

　　二、收集有关资料，进行调查研究

　　发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

　　怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

　　总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

　　三、拟出提纲，安排结构

　　在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

　　提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

　　拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

　　四、落笔起草、拟写正文

　　结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

　　1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

　　在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

　　2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

　　五、反复检查，认真修改

　　初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复　修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

　　1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

　　2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

　　3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

　　4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。