办公文秘的工作技巧
文秘作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。下面是小编整理的关于办公文秘的工作技巧，希望大家认真阅读!
(一)关于人际关系的技巧
一是与上级相处的技巧。要注意尊重上级的职权、维护上级的威信、尊重上级的工作业绩、理解上级工作的甘苦;对上级提出批评要讲究技巧。
二是与下属相处的技巧。要注意尊重下属，平等待人;体察下情，关心和爱护下属;实事求是，公正处事;言而有信，敢于承认错误和承担责任;以身作则。上级在与年长者交往时，应以尊敬的态度，以晚辈的身份与之交往;与年轻下属交往时，以慈祥的长者形象出现，应该表现出对下属的关心、爱护、理解和支持;对下属的错误应正确地进行批评和处罚。
三是与同事相处的技巧。要注意①加强同事间的交流;②谨慎对待赞扬和褒奖;③正确对待同事的优点和成绩;④勇于承认差距，虚心学习他人长处;⑤关心同事的工作成绩，肯定和赞美同事的优点;⑥工作中竞争应保持心平气和;⑦与同事一起取得工作成绩时不要争名利。要妥善处理同事间的矛盾，①不要轻易责怪、批评和抱怨别人;②不在领导面前诋毁和贬低其他同事;③当同事利益受损失，不能幸灾乐祸，应挺身而出进行维护;④不散布他人隐私和私密，不要过分干涉别人的私生活。
四是与其他部门间的关系。①积极合作，相互配合;②坚持原则，分清是非;③经常沟通，不互相排挤;④职责分明，不争功诿过;⑤互相学习，取长补短。
(二)关于协调工作的技巧
1、熟练掌握协调的种类，以便针对性地采取不同方法。
一是按范围分有四种：
①战略协调。办公室必须协助战略决策者和战略发展规划制定者，对战略规划讨论中出现的各种方案进行分析，对各种看起来矛盾实际上都可能相互补充的意见进行综合协调。
②政策协调。指办公室在政策制定中的协调工作和政策本身所具备的协调性，是为了避免先后制定的政策彼此矛盾和有关单位在执行同一政策的过程中发生矛盾，造成实际工作的混乱。
③事务协调。指对各部门各单位日常事务发生矛盾而进行的协调工作。
④计划协调。指在行政领导机关制定和执行工作计划、企业发展计划、事业发展计划时所进行的协调。
二是按协调关系分有八种：
①上下关系的协调;②左右关系的协调：协调本单位各部门之间的关系;协调本单位与有关单位的关系。③局部与整体关系的协调;④领导人之间关系的协调;⑤业务关系的协调;⑥内部关系的协调;⑦工农、城乡关系的协调;⑧军政、军民关系的协调。
2、熟悉掌握做好协调工作的技巧。
一是熟记协调工作的六字要诀：
①“硬”协调(指运用行政法规组织协调); ②“软”协调(指运用道德舆论的力量和负责政治工作的优势进行协调处理); ③“冷”协调(指运用冷处理的办法解决矛盾，特点是“避其锋芒，以柔克刚，后发制人”); ④“热”协调(指趁热打铁的方法解决矛盾、协同处理问题); ⑤“明”协调(指利用会议、谈话、对话、谈判形式进行公开场合下的协商解决矛盾); ⑥“暗”协调(指与“明”协调相辅的方法，首先背后做工作、协调关系，再转入“明”协调解决问题)。
二是掌握机构内部人际关系协调的技巧
a. 协调与领导关系的技巧：
①勇担重担;②切勿越位;③巧言进谏;④贵在勤奋：手要勤、脑要勤;⑤与不讨人喜欢的上级融洽相处：上级领导才能不如自己;上级领导偏听偏信;上级领导心胸狭窄，嫉妒贤能。
b. 协调与下级关系的技巧：
①以身作则：带头搞好人际关系;要带头树立良好的职业道德;要带头廉洁奉公。
②协调下级关系中的平衡艺术：平衡利益的可容性;平衡心理的可接受性;平衡空间的等距性。
③协调下级关系中的引力艺术：作风的吸引性;态度的相近性;需求的互补性。
三是熟练运用协调工作中的语言技巧。
a.. 激励的语言艺术。情愫真切;扬长也须论短;多用通俗语言。
b. 说服的语言技巧。以情动人;巧妙利用数字;重复申述;采用比喻;用名人的话或俗语来支持你的言论。
c. 批评的语言艺术。使用幽默的语言;多用委婉语言;批评应注意场合;批评语适度技巧。
(三)关于外事工作操作技巧
一是外事接待准备。
1、邀请前的准备。邀请外宾往往同某项具体工作联系在一起，无论是礼节性回访，还是有目的的科技文化交流，开学术讨论会，参观、考察、游览等，往往先由本单位领导人员或具体业务部门、专门部门的负责人以书面形式向上级领导提出请求。邀请外宾可以是按计划进行的，也可以是临时性的。正式的邀请必须是书面的，用邮寄、电传、电子信件的方式均可。邀请发出后须耐心等待，不可催促。
2、接待准备要求：
(1)接待计划的拟定。接待计划应尽可能具体、详细、全面、周到，拟订后应报送上级领导单位批准后再执行。接待计划广义上应包括如下内容：代表国家，代表团名称，人数，团长姓名、职务，抵离时间，所乘交通工具，来访目的、要求，接待方针，迎送和陪同人员姓名、职务，会见、宴请及主持人的姓名、职务，业务活动(包括会谈、贸易洽谈、技术交流、签订合同、参观考察等)，游览、购物、文娱活动，食宿、交通安排，费用开支，新闻报道，礼品，安全保卫以及安全免检，行李免检或从宽检放等。
(2)具体准备工作。提前预订住房;准备专业活动;落实参观单位;通知迎接陪同人员;准备礼品。
(3)准备工作注意事项：依靠各方，密切配合;认真仔细，充分准备;精心设计，巧妙安排。
二是外事接待实务。外事接待工作总体上由礼宾礼仪、参观游览、生活保卫三个部分组成，在接待工作中又分为各具体事项。要区别不同国家、不同对象，结合具体时间、地点、条件，有针对性地做好外事接待工作。
1、接待外宾须知
(1)态度应不卑不亢、热情大方。(2)不可带病参加活动，以免引起外宾反感。(3)严格遵守时间。(4)参加接待活动前，不要吃大蒜等有强烈辛辣气味的食物，以免带有口臭。(5)在外宾面前，举止要文雅，不要抠鼻、剔牙、挖耳、伸懒腰、哼小调等。(6)在公共场所，不要随地吐痰。(7)尊重外宾的生活、风俗习惯，对外宾的服饰打扮、形貌、动作、表情等不要评头论足，更不可讥笑或做出怪异表情。(8)遇到熟悉的外宾，要主动友好的打招呼致意。(9)与外宾用餐，不要狼吞虎咽、发出响声，喝酒时严格控制酒量。(10)不要私自接受外宾的礼品，更不能暗示外宾送礼。
2、排列礼宾次序
(1)按身份与职务高低排列。(2)按字母顺序排列。(3)按通知代表团组成的日期先后排列。(4)把关系最密切的国家(团体或个人)排在最前列。
3、参观游览
(1)突出重点;(2)有针对性;(3)劳逸结合。
三是外事洽谈。洽谈，又称谈判，指中外双方就政治、经济、文化、军事等领域中的具体问题作商洽性的谈判。
1、意向性洽谈
(1)准备谈判。
①要收集和提供准确、详细的信息和文献资料。②拟订计划。③洽谈调查。④正式谈判前，预备方案往往有两个：一个是对我方最为有力的方案，另一个是能够接受和利益最低的方案。⑤谈判会场的布置。⑥迎接、安顿对方人员等。
(2)洽谈组织：地点选择;人员安排;谈判进度;洽谈目的。
(3)洽谈策略：开放策略;先苦后甜策略;休会策略;疲劳战术;最后期限策略;不开先例策略;以外促内策略;润滑策略。
(4))谈判中的服务：口语翻译;记录;协助起草协议书。
2、签约性洽谈
(1)签约前的准备：确定日期;确定地点;会场布置(右为上，左为下，以旗面为准，右为客方，左为主方);必备物品;确定人员。
(2)签约程序：①双方按规定时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员侍立两旁，其他人员按主客位置并依身份顺序由中向两边站列;②助签人员协助翻揭签字文本并加以指点，第一文本签完后，由助签人将文本互相交换，签字人再在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。众人鼓掌表示祝贺;③由服务人员送上香槟，宾主举杯共贺，摄影留念。
四是外事出访程序。(有规范、硬性的程序，没有技巧，按规定办)
(四)关于调研工作的操作技巧
一是调查研究工作方法上的技巧(共有9种方法可供选择，可单向可多向)：
①实地调查法：蹲点、检查、勘察。②召开座谈会。③综合归纳法。
④抽样调查法：纯随机抽样;等距抽样;分类抽样;整群抽样。
⑤定性、定量分析法：定性分析是指根据社会现象或事物所特有的属性和运动变化中的矛盾性来研究事物的方法或手段。定量分析是指对社会现象存在和发展的规模、速度、程度等进行度量、计算和说明，从而了解社会现象的数量、数量变化和数量关系。
⑥比较法。⑦民意测验法：书面问卷;走访调查法。⑧统计调查法：利用固定报表的形式，把下边的情况反映上来，通过分析而进行的一种常用的调查研究方法。⑨资料调查法。
二是撰写调查报告的技巧。
1、注重特点：真实性;针对性;鲜明性。
2、明细结构：
(1)层次结构：①该项调查的意义概述;②阐述前人的研究成果;③介绍本次调查的范围、对象、时间、地点、方法、程序;④昭示调查事实，分析研究成果;⑤总结与讨论，进一步辨明事物发展的趋势和方向;⑥提出作者的观点和建议;⑦注明参考资料。
(2)内容顺序：①标题;②开头;③正文：调查报告的中心思想和观点;说明中心思想和观点的事实;对这些事物的分析与评价。总的要求是：先后有序，详略得当，具体充实，有点有面，突出重点。④结尾：简要，或提出结论，或概括经验要点，或交待事物产生的影响或群众意见、反应;或说明不足之处或提出新的问题，指出努力方向，或可省略。
3、划清类型：
(1)按调查报告涉及的范围分：普通调查报告;专题调查报告。
(2)按调查研究的不同内容分：介绍新事物型;介绍典型经验型;揭露问题型;反映社会现状型;事物发展动态型。
4、巧用语言：简洁、明了、准确、生动、通俗。
5、选准题材：
(1)主题：真实正确、颖脱俗、鲜明通达、精炼集中。
(2)选材：精心选材，围绕主题，由表及里，去粗取精，把分析得来的情况资料一一筛选，把与主题无关的、次要的、非本质的、琐碎的材料都剔除，选出那些能够反映事物本质的、主要的典型材料。
6、充分表现：用事实说话，用典型的事例来说明观点。
(五)关于接待工作的技巧
一是熟悉地掌握接待对象以针对性的制定不同的接待方案。
①按接待对象的身份不同，可分为官方的和民间的两种，通常指在外事接待中。
②按接待对象的人数多少，可分为集体的和个人的两种。
③按接待对象所从事的不同活动，可分为讲学、旅游、参观、访问、开会等。
④按接待对象的来源不同，有内宾和外宾之分。
⑤对象的工作目的不同，可分为上级领导检查、视察工作;兄弟单位领导指导工作;有关单位前来取经等。
⑥按接待对象邀请与否，可分为应邀请的和未被邀请的两种。
二是科学合理地安排接待形式。
①引见式：秘书工作人员负责将客人介绍给有关部门或有关领导。至于来宾以什么方式前来、何时回去、需要食宿与否等，都不作安排。
②会见式：秘书工作人员直接接待来宾，并与对方会谈有关事宜。会谈结束，接待工作也结束。
③座谈式：秘书工作人员单独或和领导一起与来宾座谈，商洽有关事项。座谈完成，接待工作也完成。
④陪同式：秘书工作人员在来宾访问期间负责陪同来宾参观、旅游，或协办有关事情。这种情况，来宾的迎送由其他有关部门负责。
⑤迎送式：秘书工作人员负责迎接来宾，并送走客人。这时候对于来宾的其他活动一般不予考虑。