浅析网络信息下的档案编研

浅析网络信息下的档案编研

　　论文摘要：网络信息加促了编研工作向现代化管理迈进的步伐，使编研者与利用者的关系由单向传播向着双向传播的方式转变，也改变了以往以编研者的为主向选题取向和扩大了选题的范围等，且检索、查阅、编辑、传播快捷方便，体现编研成果的各异风格。档案编研时应注意时效性、瞻前性、真实性。

　　论文关键词：网络信息；资源共享；编研工作
　　
　　网络信息是以提供大众化公共信息为目的，具有信息量多、内容丰富，检索、查阅、编辑、传播功能，以资源共享提高信息利用价值

　　一、网络信息加促了编研工作向现代化管理迈进的步伐

　　1.编研者与利用者的关系由单向传播向着双向传播的方式转变。网络信息为编研者与利用者营造了一个互动的全新模式，拉近了编研者与利用者的距离。利用网络上的交互功能，解除地域、时间、空间的束缚，打造了二者近距离对话的平台，为双方交流思想、交流学习、交流心得即选题前的准备工作打下了基础，启开了二者你需要的我信息，我需要你的利用的大门，双方也颇为互利。使编研者与利用者的地位相对化，实现了编研者与利用者的互动作用，把传统的档案编研工作由单向传播向着双向传播的方式转变。
　　2.改变了以往以编研者思路为主的选题取向。网络信息下编研者与利用者之间通过BBS、网上聊天或E-mail等方式进行交流与沟通，编研者可根据利用者的信息需求，开展定题编研服务。即编研者将自己的编研工作计划发布于网上，利用者提出自己意见与具体要求，编研者根据对方的要求去设计、决定档案编研工作的尺度与安排。传统的档案编研选题是编研者按自己的主观意识操作的，采取的视点他人不一定合适。利用者介入编研选题前期准备工作，改变了编研者自主选题的传统方式，使半封闭的编研工作向开放性的模式转变，既可保证选题精确性，又可避免受馆藏资源的局限，或因查找疏忽而造成重要材料遗漏的失误，减少了编研选题的盲目性。
　　3.资源共享扩大了编研选材的内涵，利用群体及信息价值的可塑性拓宽了选题的外沿。首先以往编研的信息材料基本来自于本单位的馆藏，选择的范围窄、数量少，限制了选题的范围，实现了网络资源共享改变了这种信息贫泛的状况，跨区域、跨国界的信息资源，为编研提供了取之不尽的丰富题材资源。大量的各种类形的信息不仅丰富开拓了编研者的视野，在思维和选题的方式上，也冲破了本馆藏的资源材料的局限，思想得到了解放，编研选题及题材得到拓展。其次利用群体及信息价值具有可塑性的功能。一方面利用群体的本身是个庞大的团体，其内部结构是由不同的年龄、不同的层次、不同职业、不同种类的人员组成，特别是通过网络的交互窗口，不受任何界限的制约，无形中也扩大了编研选题的范围。另一方面信息自身价值也具有多样性、多层次性、可变性的多重性功能。对不同年龄、不同层次、不同职业的利用者，程现的价值体现不同。这种价值的可塑性，随着网络利用群体的扩大，选题的内涵也相应得到拓宽。
　　4.建立了推介与宣传编研成果的平台，改变了以往人工传递的媒介传播方式。利用网络信息的传递功能发布编研成果，时速快、方便效率高，影响面大，利用者可随时在网上有目的选择和下载或打印自己所需的资料。就布局面言，涉及面宽而广，网络群（利用群体）是由跨区域、跨国界的不同层次、不同年龄、不同职业、不同结构、不同肤色的人群组成，只要计算机接通网站，不管角落还是小巷，都能接收到来自各方的信息，比制作成纸质信息的传播、传递速度快得多，覆盖面也广。
　　5.编研成果由纸质向多种类、多形式的介质载体转变。传统的档案编研成果多以纸质的或其他有形实物等方式储蓄与保管，计算机网络下的档案编研成果经过个性或综合性的处理，除了制成纸质的载体外，还可以数字符号的电子文件形式在网络中传播和储存，或以拷贝独立储存于光盘的电子介质脱机保管传播，或利用多媒体技术手段以图文并茂、声音、视频融为一体制成影视传媒播放的音像传播保存等，编制出的多种类、多形式的载体，有的载体使编研成果更趋于形象、具体化。这些载体还能实现由纸质材料向非纸质材料与磁性材料、感光材料等并存的转化。
　　尽管网络信息下的计算机具有自动分类、自动标引、自动编制和管理、分类表、词表，自动编制目录、索引、文摘以及自动搜索网上信息源和全文的功能，而且还以其快捷化、高效化的优势，为信息资源的开发利用提供了方便的渠道，但还是不能取代档案编研工作。

　　二、档案编研是档案基础工作的自我检验、自我形象塑造

　　1.实现档案基础管理工作自我检验、自我监督。编研及选题的材料均以立足于本库藏的档案资料为主要来源为原则，兼顾客观形势及利用者的需要，去挖掘利用潜在有价值档案信息资料。库存的资料丰富、成套、完整与否，决定着编研与选题质量与种类、利用率与社会效益。在编研的过程中，需要查找本库藏大量的档案资料，这样既检验我们收集、整理资料、齐全等基础管理工作的质量，也对案卷的装订、纸张损坏、霉变虫害、缺页等情况进行一次复检，如果发现问题，自然可以马上采取补救措施，从而推动档案基础管理工作的发展。
　　2.塑造自我形象的窗口。档案编研成果实质上是为档案管理部门建造了一个理论研究的平台，也反映了编研工作者的预测、分析研究能力及文化素质。因为选题时不仅只要考虑自己掌握的信息资料、利用者的需求、社会效益、价值量的大小问题，还牵涉到其他学科。而每个学科有其理论研究独立的体系，又有与邻近学科相兼融的一面，最明显的就是反映编研的写作水平。要塑造好这个形象窗口，就必须提高自身的文化素质修养。现在科学技术日新月异，有人统计过，过去几代人的劳动才能完成的使命，今天只要一代，甚至10年或更短的时间。人的一生中，知识在不断地更新，大学阶段获得需用知识只是10%左右，其余90%的知识都是要在工作中不断学习取得。知识结构更新得越快，说明人类朝着物质文明、科技进步的发展也越快。调整知识结构是踏入社会后每个工作者都将遇到的问题，应怎样去面对？就编研工作者而言，选题是一项智能性的工作，既要挖掘馆藏的档案潜在价值，又要兼顾利用者社会的需要，受到社会性、客观性的制约，也受到自身主观意识的制约。很显然，选题的质量与否，取决于其的文化素质。只有勤奋踏实、刻苦地学，才能得到启开知识更新大门的钥匙。翻开尘封的史料，流传后世的鸿篇巨著的背后，哪本不饱藏着作者的勤奋与艰辛？司马迁写《史记》花了十五年，曹雪芹写《红楼梦》“披阅十载”等，都是经过一翻的努力才有今天的成就。又如何去学？是众人关心的问题，宋代诗人苏东坡在《经进东坡文集·又答王庠书》一书中说道：“书富如入海，百货皆有。人之精力，不能兼收尽取，但得其所欲求者尔。故愿学者每次作一意求之。”书海浩瀚，而人的精力有限，欲所有的书都读遍，什么学问都精通，这是不可能的，因此，有计划、有目的地根据自己的实际工作和自己知识的需要，灵活地选择，集中精力钻研某一方面的问题，心潜于一，把问题弄通弄透，收益才大。
　　3.主观意识的制约使编研成果呈现出编者各异的风格。编研是编研者根据当前的经济建设和科学研究、宣传教育等客观形势的需要，在对某学科的研究探讨、学术发展动态及争论焦点、利用者需求的基础上，进行了调查分析、筛选后，并结合档案开发利用的服务宗旨及对利用需求预测和预测效果而审定、策划、设计的一个专题研究。概括而言编研是为利用者达到某种利用目的，解决某一问题而开展的。从档案编研程序我们可以看到，积累、调研、筛选都是编研的前期准备阶段，选题是在文件材料积累后才运作的，在提炼加工的过程，倾入了编研者的主观意识。而主观意识是思维活动的结果，由于每个人都有自己独特的思维方式，因此对同一事物或站在同一视角点上，都会产生不同的看法，不同的感受，不同的观点，运用的阐述与论证方法不同，文笔、文彩、艺术与思想特色也不同，这就形成了编研者的各异风格。

　　三、编研应注意时效性、前瞻性、真实性

　　1.时效性。在这个激烈竞争形势下要求得生存，就必须要与时俱进。创新是时代的标志，敢于打破平衡，才有创新，有了创新，才有成功。创新与成功，关键是主体意识观念的转变，有了思维更新，从而带动语言、行为的创意，才能奏出时代的音符，这叫“适时务者为俊杰”。编研工作亦然，善于围绕着形势发展及利用者的需要开展，这是事物发展的必然规律，掌握了事物的这一特点，把远期目标与近期目标、静态与动态有机地结合起来，才会有新意，才能富有时效性。
　　2.前瞻性。前瞻，就是视觉不被一焦点所困，而是目光放宽、放远，胸有全局，并运用历史唯物主义的观点，辩证地、一分为二地、科学地分析、研究、总结客观形势，去意识或推测可能发生的事态，找出事物发展的规律性和必然性。档案编研的前瞻性也就是在掌握熟悉馆藏的资源和揣摸利用者的需求的前提下，去预测的利用群体所需信息趋势。熟悉馆藏是积累素材为写作而作的铺垫。古人刘熙载强调写文章“言此事必深知此事”。（《艺概·文概》）也就是说要选好某一方面的题材，此题材必须是作者“深知此事”的材料，所谓的“深”，熟悉也。熟悉了才有前瞻的能动性，才能论得出事物的本质，讲得透彻。虽然编研不是搞文艺创作，但可以借鉴其某些理论观点来指导我们编研工作。
　　3.真实性。主要指的是编研材料的真实和完整，以免误导利用者。材料的真实性、完整性，是编研的一项基本要求，“虚伪的材料，则可推出错误的结论”。我们编研的成果将会被引用或利用，如果提供的材料不具翔实与准确性就会起误导作用。因此我们必须持实事求是的态度，要去伪存真，“不唯书，不唯上，要唯实”，粗制滥造，无事生非，是违反史料编研原则的。首先选材必须选择曾经发生且必有其事物与事件。其次选择的材料要完整成套，事物、事情的发展要有始有终。既要选择经验材料，又要选择教训材料。注意把能反映历史每个时期兴衰起伏规律性、连续性的资料收录进来，以便全面地反映这个时期的历史真实面貌，有利于利用者全面准确地掌握客观事物的发展规律和动态。

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