谈说企业电算化会计档案管理
摘要：企业实行会计电算化以后会计档案的内容发生了变化会计档案管理的要求也随之而变不管是计算机打印出来的会计档案还是机读备份文件程序文件都应根据其特点和重要程度分别采用不同的方法管理。
关键词：电算化 会计档案 管理会计
档案是机关企业事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证会计帐簿和报表等会计核算专业材料会计档案是会计活动的产物又是会计活动的客观表现具有史料价值和查证分析作用在经济管理活动和财务会计工作中的地位非常重要随着企业单位在电算化方面应用的深入会计档案管理越来越重要而且不断被赋于新的内涵。
1、会计档案管理的内容
按《会计档案管理办法》的定义会计档案是指会计凭证, 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据实行电算化以后特别是一些企业对全球范围内的分公司子公司实行集中核算财务业务一体化并配合电子商务的应用其会计档案至少还应包括以下内容：
(一) 计算机硬盘软盘磁带磁盘阵列等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据包括会计凭证会计账簿会计报表包括报表格式与计算公式等数据和会计数据库。
(二) 计算机系统档案包括计算机硬件系统型号存储空间和外部设备类型计算机操作系统及网络操作系统会计电算化软件系统名称版本号, 与之配套的安装光盘磁盘用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。
(三) 业务基础数据包括部门机构信息职员及其业绩信息成本计算过程设置信息计划或预算控制信息报表汇总合并方案客户信息供应商信息等等上术内容中大部分都不是会计档案管理办法规定的会计档案但是电算化以后特别是比较完整的会计信息系统建立之后要想充分发挥现代信息技术的优势提高会计信息的利用效果这些内都是必不可少的。
2、会计档案的管理
由于电算化会计档案的内容发生了变化不同类型的会计档案又有不同的特点管理上也有不同的要求
2. 1 纸质会计档案的管理
《会计档案管理办法》第十二条规定采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案并对保存期限作了规定。这些纸质会计档案包括凭证账簿报表等,纸质会计档案管理必须注意以下问题：
(1) 要有质量保证一些单位由于受条件限制会计凭证账簿报表等的打印都使用老的针式打印机打印这样打印输出的纸介质会计档案有的是达不到规定的保存期限的。对需要长期保管和永久保管的会计档案一定要用高质量的纸张配于激光或喷墨打印机打印。
(2) 手续必须齐全机制记账凭证除由制单人员复核人员签章外还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管兼任会计电算化主管签章收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章方可作为有效的会计档案保管记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生必须连续现金银行存款日记账每天在计算机内登账打印输出的账簿核对无误后由出纳人员记账人员复核人员会计机构负责人或会计主管在账簿上签章。
2. 2 备份文件的管理
《会计电算化工作规范》及《会计档案管理办法》允许企业在征得同级财政部门同意后采用磁性介质等存储会计数据不再定期打印输出会计账簿总账现金日记账和银行存款日记账除外备份文件是会计档案的一个重要组成部分备份方法和次数应视企业会计业务量大小而定。
(1) 定期备份
业务量少的单位可选择定期备份但每月不应少于两次每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份本机之外的备份可将备份文件复制到软盘U盘或刻录到光盘上并使用两套软盘U盘光盘循环两套机外备份文件应存放在安全防磁防火防潮防高低温的场所且不在同一建筑物内以防发生意外。
(2) 自动备份
自动备份是在不需要人工干预的情况下由计算机自动将有关数据在指定的地方生成的备份有三种实现方式：一是通过使用一些特定的程序自动定期执行财务软件或数据库系统的备份功能对财务数据进行备份并将备份文件存放到指定位置;二是磁盘镜像磁盘镜像是计算机将数据写入多个物理磁盘当有一个磁盘发生故障时仍能保证信息的可用性实现对操作系统和各种应用程序数据的备份;三是双机热备一般来讲双机热备就是对于重要的服务使用两台服务器互相备份共同执行同一服务当一台服务器出现故障时可以由另一台服务器承担服务任务从而在不需要人工干预的情况下自动保证系统能持续提供服务。
采用磁盘镜像和双机热备方式所进行的备份备份内容最为完整既备份了财务会计系统整个数据库系统的所有内容还备份了操作系统及其他在服务器上甚至重要客户端上的所有内容但是这些方式也有其使用范围的限制首先是需要大量的投资只有规模大数据特别多资金有保障的企业才可以采用其次是技术难度大单位必须要相应的专业技术人才才能保证其顺利运行和及时维护。
其三为了保证数据随时连续备份和一旦出现故障时备份文件能马上被激活并使系统在最短的时间内恢复使用备份文件必须随时处于在线状态这就为此类备份文件的管理提出的特殊的要求。对人员配备和分工提出了特殊要求负责数据备份的操作员既是系统管理员又是在线的备份文件的档案管理员这类人员应该既精通计算机技术又具有相当丰富的会计和管理专业知识。对备份设备要进行特殊管理备份设备中所存放的数据同正在运行的服务器中的数据一样是企业多年营运情况真实记录虽然只是一个副本其价值对企业来说仍然是不可估量的`必须保证其安全完整和随时可用。
虽然采用磁盘镜像和双机热备方式备份的内容最为完整但在此基础上利用财务软件或数据库系定期备份仍然是很有必要的。如果企业对硬件设施网络系统操作系统数据库系统财务管理软件系统进行了更新或版本升级必须要确保到现在和历史数据在新的系统中能够进行查询分析打印等操作并同时保存新旧两个系统下历史数据的所有备份。
2. 3 操作系统运用软件财务管理
软件等安装程序的管理财务系统的备份文件只有在特定操作系统运用软件和财务管理软件的特定版本上才是可视的所以对操作系统运用软件和财务管理软件等的安装程序的每一次变动都应制作至少一个副本, 注明软件名称购买日期适用环境版本号等作为会计档案保存。保管期限应不低于其所生成的数据的有效期。