厦门大学外文学院研究生毕业论文格式设置教程
生成及调整自动目录应是Word苦手的列位最先碰到的一个头疼问题，下面小编向大家介绍如何自动生成及调整目录的研究生论文格式，欢迎阅读查看。
1 调整正文格式
在生成目录之前，应首先调整正文格式，再调整标题格式。如果次序颠倒，会导致大量返工。
首先是调整正文格式，包括段落格式和字体格式：
1.1 段落格式
1.1.1 先全部选中正文部分自第一章至最后一章(不包括参考文献和附录)。可将光标(光标是指输入状态下在Word页面上一下有一下没有的那条竖线，不是鼠标指针)放置在第一章章头，再将屏幕拉至最后一章章尾，按住Shift，鼠标点击章尾，即可将全部内容选中。如图：
1.1.2 之后点击上方工具栏中的“开始”，然后点击中间“段落”工具框右下角的小箭头，打开设置段落格式的对话框。
1.1.3 如图所示，在对话框中，将大纲级别设置为“正文文本”，缩进设置为“内测0字符，外侧0字符，首行缩进2字符”，间距设置为“段前0字符，段后0字符，行距1.5倍行距”。然后点击“确定”。
此时，包括各章、节、目标题在内的所有正文内容段落都已统一为图中所示。章、节、目的段落格式与正文格式不同，这个会在后面生成目录时再进行统一调整。
1.2 字体格式
1.2.1 首先，按照1.1.1.1中的方法，选中正文各章内容。然后点击字体工具框右下角的小箭头。
1.2.2 在弹出的对话框内按如图所示设置好字体格式。中文字体设置为“宋体”，西文字体设置为“Times New Roman”。字号设置为12号(12号就是“小四”号)。然后点击“确定”。
标题的字体与正文字体有所不同，这里先放在一边，随后会在生成目录时与标题的段落格式统一进行调整。
1.3 引用文献字号调整
学院要求，正文中引用文献标注应该用10号字号，比正文内容的12号字要小一点。因为论文篇幅较长，如果用眼睛从头到尾一个一个找文献标注，再一个一个修改字号很麻烦，而且可能会不慎漏掉，这里介绍一下修改引用文献标注字号的简便方法。
1.3.1 点击右上角的“查找”，这时左边会弹出一个侧边栏。
1.3.2 这时，将光标移到第一章章头，然后在左侧边栏的输入栏中输入一个英文前括号“(”(如果是中文论文，文献标注括号为中文格式，就输入中文前括号“(”，如图中1所示)。Word会帮您检索出全文所有的英文/中文前括号。这时，点击输入栏右下角的上下箭头(图中2所示处)，就可以在正文中按顺序依次找出所有前括号(图中3所示)。您只需要挑是文献标注的进行修改就行。这个方法也适用于修改跟文献标注有关的其他格式问题。
1.3.3 选中该处文献标注(图中1所示)，然后将字号改为10号(图中2所示)。随后，再次选中改过的文献标注，双击右上角的“格式刷”(图中3所示)。此时，鼠标指针旁会出现一个刷子图案(图中4所示)。
1.3.4 这时，您只需按照1.1.3.2的指示找到下一处文献标注，然后拖动鼠标选中该文献标注，它的字体格式就会自动更改为与之前修改的文献标注相同的格式，不用再一次次地手动修改字体了。
2 调整标题格式
正文格式全部设置完以后，就可以调整标题格式了。此外，一些生成目录、页眉和页码的铺垫工作也会在此章进行讲解。之所以这么做，是为了避免后期设置页眉页码时返工。
2.1 分节符的设置
列位在生成目录，设置页眉、页码时可能会遇到几个非常头疼的问题。摘要和目录部分的页码是大写罗马数字，正文部分是另起的阿拉伯数字，这个要怎么设置?正文页眉是该章的序号和章名，这意味着每一章的`页眉都不同，这又要怎么处理?本部分对如何解决这两个问题进行讲解。
这里简单讲一下“分节”的含义：“分节”是指将整个文本分割成不同的部分，每个部分在整体的页面设置(如页眉、页码等)可以互不相同(也可以相同)。将文本分节需要在适当的地方插入“分隔符”才可以完成。
2.1.1 首先，把光标移到摘要的最后一行末尾。然后选中上方的“页面布局”工具栏，点击“分隔符”，在下拉菜单中点击“下一页”。
2.1.2 此时，摘要的后面会多出来一页空白页。
2.1.3 将光标移到第一章标题的最前端，按键盘上的退回键(Backspace)将后面的正文搬到这一页空白页上。这时，鼠标双击该页的页眉部分，就可以看到本页与上页属于不同的两节。
2.1.4 接下来，只需要在每一章及参考文献、附录和致谢部分之前都按照以上步骤进行分节就可以了。可以在设置每章的章标题时顺便完成这一步骤。前面的摘要、目录不要页眉、页码相同，所以置于同一节即可。
2.2 标题的字体与段落格式设置
标题的格式比较简单，但需要注意这么两个点：标题序号与标题文字之间的空格问题;标题后每段文字的首行缩进问题。
2.2.1 回到第一章标题，选中第一章标题，设置字体为中文字体“黑体”、西文字体“Times New Roman”，字号为16号(即三号字体)，加粗。
2.2.2 再设置段落格式，大纲级别设置为“1级”，缩进“左侧0字符、右侧0字符”，无特殊格式，段前24磅、段后24磅(需要手动输入)，1.5倍行距。然后点击“确定”。关闭对话框后，再将标题居中。
这里注意大纲级别设置的问题，如果之前没有按照1.1.1.3中所提示的那样将全文的大纲级别设置为“正文文本”，请务必先进行设置，不然有可能会因为写论文的时候提前设置了大纲级别，然后直接在标题后回车书写正文，导致一些正文被设置为标题级，最后窜入目录。那样再改的话会比较麻烦，所以这里先提前设置一下。
2.2.3 章标题设置好了以后，注意一下标题序号和标题文字之间的间隔问题。学院要求标题序号与标题文字间间隔一个汉字符。这个效果并不是在英文输入状态下敲两下空格就可以实现的。
首先将序号与文字间的空格消去，然后将您的输入法由“半角”转换为“全角”(如果您使用的是搜狗输入法，按“Shift+空格键”即可)，然后敲击空格键。在“全角”状态下，一个空格即是一个汉字符。
2.2.4 另一个需要注意的问题是章、节、目及目以下标题后的第一段需要顶左格，从第二段开始才首行缩进两个汉字符。
2.2.5 接下来只须参考以上步骤，此后的章、节、目、目以下标题都设置为学院的规定格式。各级标题的大纲级别分别是：章(Chapter 1)是“1级”，节(1.1)是“2级”，目(1.1.1)是“3级”，目以下(1.1.1.1)是“4级”。注意，如果按照之前1.1.1.3处的讲解，全文都设置了首行缩进2字符，那么后面就需要在设置节、目、目一下标题时，注意把这些标题和标题下的第一段重新设置为左顶格。
3 自动生成和调整目录
本部分讲解如何自动生成和调整目录。在生成目录之前，需要先设置页码。同时，本部分还会顺便讲解一下页眉的设置。
3.1 设置页码
3.1.1 在之前设置好分节的前提下，可以开始着手设置页码。点击上方“插入”工具栏，再点击“页码”，在下拉菜单中点击“页面底端”，然后选择页码居中的那种。
3.1.2 选择之后，论文文档的页面底端就会出现页码了。这时，从文档的第一页直到最后一页都会有页码出现，且默认为从阿拉伯数字“1”开始。因此，我们需要对页码格式做一些调整。(建议这个时候不要急着给论文附上封面和两份声明。如果附上了，先删掉，以后再加上，或者自己手动在摘要前加上一个分节符，把前面的部分和摘要目录部分分开)
双击摘要部分的页面底端，进入编辑页眉页码的状态。然后点击左上角的“页码”，选择“设置页码格式”。
3.1.3 摘要和目录部分的页码要求用大写罗马字母，所以我们在弹出的对话框里将“编号格式”设置为“I, II, III, ...”，然后点击“确定”。
3.1.4 这时，底端的页码就会变成大写罗马数字。但默认的页码字体和字号都不符合学院规范，需要修改。这里只需选中底端的页码数字，将其设置为“Times New Roman”，字号设置为10.5(即五号字)。因为同一节的页码格式是统一的，所以只需要设置这一页，同一节其他页的页码也就会自动变更成相同的格式了。
3.1.5 之后，我们需要设置正文部分的页码。正文部分的页码规定应设为阿拉伯数字，且须从第一章章头开始重新计算，不与摘要和目录的页码接续。这里就要用到之前设置好的分节。
首先，将页面翻到正文第一章页面底端，进入页眉页码编辑状态。然后按照1.3.1.2的步骤打开“页码设置”的对话框。这里我们可以看到，出现的设置和之前基本是完全一样的。
3.1.6 要把正文的页码设置得和摘要与目录部分不同，只需要将编号格式改为“1, 2, 3, ...”，然后将下方的“续前节”改选为“起始页码”，再在旁边的输入框中填入阿拉伯数字“1”即可。
3.1.7 这样，摘要目录部分的页码和正文部分的页码就不一样了。(如果后面每一章出现重新计算页码的情况，只需要在该章的页码设置里将“页码编号”设置成“续前节”即可。不过一般不会出现这种情况。)
3.2 设置页眉
3.2.1 选择上方“插入”工具栏，点击“页眉”，选择居中格式的页眉。先不要急着编辑页眉内容。
3.2.2 点击上方“导航”工具框中的“链接到前一条页眉”。这个按钮原本默认是选中状态的，点击是为了取消掉它。如果不取消掉的话，编辑本节页眉之后，前面的页眉也会变得和本节一样了。取消掉之后，再编辑本节的页眉。注意页眉的内容要与章标题完全一样，包括序号和文字之间的空格。编辑好之后，把字体和字号调整一下，格式和页码相同。
3.2.3 然后设置后面几章的页眉。这里只需要双击该章的页面顶端进入编辑页眉的状态，然后先取消掉上方的“连接到前一条页眉”(一定要先取消掉，不然前面的页眉也会跟着被改掉)，再把页眉处的文字改一下就好了。
3.3 生成目录
如果前面的准备工作按照笔者以上的讲解做足了的话，生成目录就会变得非常简单。
3.3.1 先把光标移到摘要的最末尾，选择上方“插入”工具栏，点击“空白页”，插入一张用于放置目录的空白页。
3.3.2 然后鼠标点击一下该空白页。再选择上方的“引用”工具栏，点击“目录”，在下拉菜单中选择“自动目录1”。
3.3.3 这样，Word就会在这张空白页面上自动生成一份目录。但因为目录的格式不符合学院规范，所以我们需要进行一点调整。首先将目录的标题改为“Table of Contents”(用中文或者其他语言书写论文的同学请参照学院相关规定)，字体改为“Times New Roman”，字号16磅，加粗，居中。段落格式为1.5倍行距，段前24磅，段后24磅。另外，自动生成的目录标题是蓝色的，所以要把它改成黑色的。
因为图中的文本只是示范，笔者没有把所有标题的大纲级别都设置好，只是设置了几个作为参考，所以生成的目录也就不是很完整。
3.3.4 然后需要设置目录各级标题的段落格式。先选中任意一级标题，然后按照规定修改该标题的字体和段落格式：14磅、加粗;段前6磅、段后0磅，单倍行距。
3.3.5 只要修改了一级标题的任意一条，同级的所有标题都会自动变更为相同的格式。因此，接下来只要按照规定，将各级标题的格式都修改过来就行了。
3.3.6 这里需要注意几点。一个是Word自动生成的目录不会显示目以下的标题(1.1.1.1)，这个是符合学院规定的，但是可能会导致列位在后期修改论文时，动了大纲结构，却忘记订正目以下标题的序号(比如1.1.2改成了1.1.3，原来的1.1.2.1也要跟着改成1.1.3.1)，这个要注意。
另外，目录中的节标题(1.1)需要左侧缩进1个字符，目标题(1.1.1)缩进2个字符。需要列位在段落设置中注意设置一下。
最后，根据学院规定的示例，无论各级标题是否加粗，标题文字后面的点阵和最后的页码数字是不加粗的。所以需要单独进行更改。只需从页码向点阵拖动，就可以单独选中点阵和页码而不选中前面的文字，然后取消掉加粗效果。
3.4 更改目录
3.4.1 自动目录生成以后，如果对正文的改动造成了章节目等标题在页码上的改动(比如1.2.1从第5页跑到第6页去了)，可以通过“引用”工具栏中的“更新目录”功能来对目录进行自动更改。因为这种情况下只是页码变动，各级标题没有改动，所以选择“只更新页码”即可。
3.4.2 如果各级标题变动非常大(如删去了若干标题，或者增添了若干标题)，则需要对整个目录进行更新。
注意：更新整个目录之后，目录的各级标题格式会回到默认状态，所以需要重新调整目录的各级标题。所以，目录最好在论文基本已经要定稿时再进行最后的更新，对标题的小修小改(更改单词等)也不要使用自动更新功能，只要手动把目录里的标题改一下即可。
以上即为论文正文、标题和目录的格式设置基本教程。下一次推送会讲解表格格式等其他小问题的设置和处理方法。
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