会计电算化替换手工账及试运行
一、试运行 电算化信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的正当性、安全性、可靠性等。这一阶段称为试运行阶段。 1、试运行的目的 会计核算软件，无论是自己研制或是购买的，一般在开发时已对软件的功能及有关性能进行了测试和鉴定。但是，首先，这些测试一般是采用数据模拟方式，与单位实际会计业务相差很远；其次，对一些通用软件，大量的初始化定义工作如本钱核算、报表编制等，都由用户定义，也难免出现差错；此外，会计软件是一种待殊软件，使用时要确保万无一失。因此，会计核算软件必须经过试运行才能投进正式作用。 （1）会计核算软件的功能检查。通过试运行，检查核算软件所能完成的功能是否达到了原设计的要求，每一功能模块是否按规定的处理程序及完成核算业务。 （2）正确性检查。通过试运行，并与手工比较，检验会计核算软件在记帐、编制报表、本钱核算、工资等业务处理的正确与否。 （3）正当性检查。检查会计核算软件是否符合财政部关于会计核算软件的几项规定的有关要求，是否符合财政部分制定的财务会计制度。 （4）可靠性、安全性检查。检查整个系统在运行过程中是否安全可靠，能否保证会计核算工作的正常进行，能否防止一些意外事故等等。 （5）及时性。系统运转，能否保证及时提供、上报有关会计信息，包括帐、表等。 （6）例外情况检查。通过试运行，及时发现一些原先设计时未加考虑的例外事件，并及时采取措施，改进完善软件。 总之，通过试运行，及时发现设计中的一些错误、，排除一些隐患，完善功能，保证会计核算软件在投进使用后尽量不发生或少发生题目。 2、试运行阶段的主要工作 财政部规定，会计核算软件要经过三个月以上的试运行。对于由财政部主持评审的商品化会计核算软件，要求在四个以上用户跨年度运行半年以上。 在试运行阶段，一方面手工核算工作仍要继续，另一方面要花气力组织并输进计算机会计核算所需确当月数据，包括记帐凭证、本钱核算数据、职工考勤等，操纵计算机完成有关会计核算业务，并输出所有总帐、明细帐、报表和有关核算中间结果。计算机输出结果与手工帐表数据比较，查找差异原因，若属软件设计原因，就必须由有关职员修改程序，改正缺陷。 3、试运行阶段应留意的题目： （1）试运行阶段，手工和计算机两套系统同时运转。这势必增加财会职员的工作量。 一般会计职员除了需多编制凭证外，还负责输进或复核和结果分析比较等任务，工作量十分大，因此，一定要加强治理，做好思想工作，领导要大力支持，全力以赴，协调好各方面的关系，赢得有关职员特别是财会职员的理解和支持，保证试运行工作顺利进行。 （2）试运行要取得预期效果，除了软件性能外，还要依靠慎密的组织、严格的治理和较好的职员素质。因此在此阶段，要按照有关要求，有计划有步骤开展工作，并严格遵照系统使用操纵说明书和有关治理制度。并必须配备熟悉本单位会计核算业务和计算机知识、系统开发知识的系统治理职员。，很多单位试运行时间拖得很长，有的超过几年，甚至最后失败，往往不是软件本身设计题目，而是部分在这些方面跟上不，最后不得不甩掉计算机，回得手工核算状态。 （3）输进的数据尤其是凭证数据正确与否是保证手工与计算机输出结果一致的'关键。 记帐凭证编制必须严格按照系统有关规定，不得省略有关项目、，科目必须明细到规定的最低级数，保证凭证输进的质量，所有记帐凭证在记帐前必须复检，杜尽凭证重输、漏输。 （4）电算化会计信息系统可能在某些方面改变了原手工处理习惯和方法，因此，必须敦促会计职员按新的要求、新的方法处理，以保证核算结果的可比性。 （5）手工核算与计算机核算结果的一致性题目。一般情况下，这两者结果应该一致。 但由于计算机精度高，通过计算机计算出来的一些数据，与手工有一定误差。如本钱核算中的水电汽热费、材料差异、工资、车间经费、治理费等用度分配，可能会出现几分、几角的误差，导致手工与计算机核算对不起来，也到有关总帐、明细帐，最后影响有关报表。这种误差属正常的，不应是题目。因此对于手工与计算机核算结果不一致题目，首先应分析差异原因，是正常的还是不正常的，对不正常的，还要看是人工原因还是软件题目，然后纠正。