加强基建档案资料的科学治理工作
1.基建档案在电力建设治理中的作用1.1对推动电力经济可持续发展具有十分重要的意义
电力基建档案是电力建设活动中形成的第一手材料,档案治理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案治理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料,由于电力基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数目多、保存价值高。这些档案既是电力工程建设的真实记录,也是整个电力档案的重要组成部分,它既为电力的建设、维修、治理、改扩建服务,又为电力的经济建设和电力事业的不断发展服务。所以,做好工程项目的档案治理工作对推动电力经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为电力建设规划、治理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部分,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展,为电力规划、建设、治理工作提供现状和历史依据,也对电力发展和经济建设发挥着重要作用,它不仅服务于今天,也有利于未来,所以越来越受到各级建设单位和电力部分治理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是电力建设的财富
随着电力建设总体规划的逐步进行,近年来我院的基本建设可以说是接连不断,而且又都是在交叉进行,这就需要办理和查阅很多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源,是电力部分和社会的'财富。收集、治理和保护好这种资源是每个档案职员的义务和职责。
2.电力基建档案治理工作中存在的题目
2.1基建档案治理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立,国家重点工程项目在投资、治理、建设等方面发生了一系列的变化,我们经历了改扩建、代建、改造拆迁征地等建设工程,每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程,但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、回档、流向提出了新的题目。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因,从事档案工作的职员所学专业与所从事的工作不一致,对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够,缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨,在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写;工程的名称前后不相吻合;施工单位来函有的编号较乱,有没有编号的、有重复编号的;请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案治理职员回档工作带来一定的困难,而且在接收上级审查时也很麻烦。
3.对电力基建档案治理工作中存在的题目所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案治理制度是搞好电力基建档案治理工作的保证
基建档案的科学治理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建,健全档案的收集、整理、保管等系列制度。应制定相应的基建档案工作治理制度,并严格执行,做好基建档案前期的收集工作,力求后期档案的完整、真实,使基建档案资料具有真实性,从而确保档案的回档率、完整率和正确率。
3.2加强文件形成者、档案治理者的业务培训
开展宣传教育,增强全员档案意识是发挥档案价值作用的条件。一套完整、正确、系统的档案,必须发挥全体参与职员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观,让每个部分的职员都知道、了解、重视基建档案治理这项工作,各负其责,大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和电力档案工作的有力保证。