科研课题财务治理信息化模式初探

时间：2023-03-22 04:16:31 财务管理毕业论文我要投稿

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科研课题财务治理信息化模式初探

【摘要】科研课题治理、核算是科研院所财务治理的重要组成部分，要创建将众多课题分类治理、多层面核算，使所需数据快速高效天生，以满足不同使用者需求，通过主辅系统结合的科研课题财务治理的新平台。笔者结合本单位的实际，对这一模式的构建与应用进行初步探讨。
　　【关键词】科研课题；财务治理；信息化；系统
　　
　　一、引言
　　
　　中国辐射防护研究院（以下简称“我院”）科研课题的治理、核算是财务治理的重要组成部分，占全院财务工作量的40%，特别是“十一五”期间的纵向课题，各课题不仅实行分类与单独双重核算，而且要进行长期跟踪与治理。不论是纵向课题、横向课题还是其他课题，每个课题涉及八个本钱项，其中纵向课题还有二十七个用度明细项。在日常核算中，各课题负责人要知道每个课题的收进、支出、结余情况，每年年底95%的课题要进行结算，30%的课题有水电费、治理费等分摊，最后将各课题结转本钱，收进与支出相抵，结余为下年收进，重新开始新一年的核算。如此庞大的数据运作，不仅要求数据正确，而且要求在短时间内完成，否则将影响后续工作，特别是年底决算工作的正常运行。
　　要解决上述题目，只靠现成的贸易软件－“用友ERP-U8”系统（以下简称用友系统）只能完成一半的工作，而且数据分散在不同的表中，给数据的分析、查询、利用造成一定的困难，不能及时正确地了解各课题的全部情况。为此，需要在此基础上重新构建满足我院科研课题财务治理需求的治理系统，以满足会计信息使用者多样化的需求，满足我院科研治理发展的需求。
　　
　　二、科研课题核算、治理的基本流程
　　
　　研究院的科研课题分为纵向课题、横向课题、其他课题三类。每一类按课题分别在不同的收进与支出科目核算，收进类总账科目为：拨进科研费、预收账款、其他业务收进；支出类总账科目为：科研本钱、技术本钱、其他业务本钱；每个课题的收进按科目、部分核算（三栏式账簿），支出按科目、部分、项目核算（多栏式账簿）。
　　由上面会计核算可知，要想得知某一课题的收进与支出情况，在用友系统下，财会职员要查询收进科目、支出科目及相应的辅助核算，至少要操纵五步，才能得知该课题的基本情况。基本流程如图1所示。
　　
　　假如需查询纵向课题的二十七个用度明细项需到治理会计的项目治理中才可查询，而且每年的数据在当年的账套中，其工作量之大可想而知。
　　为了解决用友系统在科研课题核算、治理中存在的上述题目，实时查询各课题的收进、支出、结余情况及其他相关情况，必须将涉及科研课题核算的科目、辅助核算项目、代码通过接口系统导出到“科研课题治理系统”，通过重新计算、分类汇总、多重关联等功能，实现科研课题的集中核算与治理。
　　
　　三、科研课题治理系统的构建原则
　　
　　（一）从各系统接口导出、导进的数据正确可靠
　　系统基础数据来自用友系统，收进科目是按部分核算的，支出科目是按项目、部分核算的，两者唯一的共同点是收进科目与支出项目中的课题号相同。由于用友系统对会计数据的采集、编辑、加工都是通过编码进行的，只要编码不同就可视为不同的科目、不同的项目，实际操纵中难免出现同一课题号重复出现的情况。为此在系统的设计过程中，应保证数据的正确性、完整性。
　　（二）确保系统稳定运行
　　系统的数据通过导出、导进、建立关联、进行分析计算等过程，最后导进凭证库，每个细节紧密相连，环环相扣，若有一步出错，可能导致整个过程失败，出现数据错误，需要重新开始。这就要求系统设计尽可能稳定可靠，保证多次的数据导进、导出不发生错误。
　　（三）操纵简单、减少人工干预
　　在用友系统众多复杂核算的基础上利用基础数据构建满足我院要求的科研课题治理系统。这就要求操纵简单、方便、直观，避免操纵职员对数据的修改，减少人工干预，保证数据的正确性和有效性。
　　（四）多向交流功能
　　财务信息的传递和交流是一种双向、甚至多向交流模式，系统的报表数据应能够天生不同类型的数据格式，根据使用者的不同分别天生SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等数据格式，以满足不同用户的需求。
　　（五）系统的可扩充性良好
　　系统的设计应层次分明，具有良好的可扩充性，以适应业务迅速发展、系统功能不断扩展的要求。
　　
　　四、科研课题治理系统的构建
　　
　　作为研究院会计信息系统中不可缺少的辅助核算系统，实行主辅系统相结合的方式和构架，既能适应日常会计核算的需要，又能满足治理者对各科研课题治理信息的需求，全面反映科研课题的收进、支出基本情况。系统基本流程如图2所示。
　　（一）数据导出
　　从用友系统将数据导出为所需的格式文件，有三个收进科目、三个支出科目、三个项目目录，由于各科目的设置格式、核算方式不同，分别导出到不同的表中。数据导出流程图见图3。各种报表格式见表1、表2、表3（以横向课题为例）。
　　（二）数据导进
　　将各个表中的数据按一定的格式导进该系统。
　　首次数据导进：由于从用友系统中导出的数据，各字段长度过于长且复杂，数值型字段长度20位，小数位数5位，字符型字段都比需要的长度要长，有的字段是不需要的。因此要将数据通过接口系统转换为已制定好的标准格式，减少数据冗余度。
　　
　
　　
　　二次数据导进：将各部分填制的结算表，输进或自动导进各对应字段，与前面数据表合并，产生新的数据表。
　　（三）统计计算
　　分科目、项目、部分按课题号进行关联计算，统计出每个课题的收进、支出、结余数据。为保证数据的唯一性、正确性，克服用友系统中课题号重复不提示，部分不对应不提示等弊端，分别采用计数法、正负数相抵法、以收进部分为主与支出部分相比较法，及时提示会计职员查找原因并作相应处理。
　　（四）输出报表
　　随时可按部分、科目性质输出各课题收支余情况表，并转换为EXCEL表格形式，提供给各部分。报表的发布形式有：打印纸质、E-mail、导出至载体见表4。
　　（五）按比例计算
　　年底除正常运算外，按一定比例再计算出各课题本钱、保存、结余等，数据全部正确后，按部分、科目性质天生各标准数据模板，以备天生凭证需用。
　　（六）导进凭证
　　导进本钱：将天生的标准数据模板，通过实现编码内外核算的贯通，由数据接口系统分科目、项目、部分等导进数据，自动天生记账凭证见表5。
　　结转本钱：各课题本钱全部进进用友总账系统后，系统登账生玉成年数据，将数据导出为标准模板格式，通过接口软件冲销本钱、抵销收进、自动得出结余，天生所有科目的记账凭证数据见表6。
　　（七）输出凭证
　　全部数据导进完毕，凭证已自动天生。进进用友系统，按凭证号输出各个凭证。
　　（八）历史数据
　　将各课题收进、支出科目的所有发生数据及各课题二十七个专属要素按部分、科目性质等规律追加到历史数据库，形成历史数据。
　　（九）数据综合利用
　　对历史数据、当年数据通过整合，实现对数据不同方式的利用，满足各个时期、各种用户对信息的不同需求。
　　
　　五、应用效果
　　
　　（一）数据清楚、直观，所见即所得
　　凭证数据经过组合、分解、再组合等过程将数据融合在一张表格中，随时查询、输出科研课题经费使用情况，特别是年终结算所需大量数据按部分、课题名称、课题编号、治理费等多项数据排列，满足各种用户对信息的不同需求。集核算、治理、凭证天生多种功能于一体，各系统间的数据传递实现无缝连接。
　　（二）年底结算，工作效率成倍进步
　　应用本系统使科研课题年底结算、本钱结转、制作凭证，由8～10天缩短为2～3天，工作效率大大进步。2007年三大类课题共计779个课题，每个课题有8个本钱项，结算后有数据5 530个，结转本钱数据2 230个，冲减收进数据779个，再加上辅助数据，总共数据9 500多个。在年底结算、决算，时间紧、任务重的情况下，若一笔一笔录进数据，其工作量是非常之大的（每笔凭证都要输进部分、项目辅助核算）。
　　（三）主辅系统结合，搭建科研课题治理平台
　　用友系统搭建了一个科目、项目、多功能辅助核算齐全的核算、治理平台，其基础数据丰富、多样，科目编码多级设置，是一个多层面的核算体系，但是只靠贸易软件提供的核算，即使再精细也很难满足个性化的需求。只有靠主辅核算互补、编码内外结合，才能满足不同使用者对会计信息的不同需求。该系统的建立为科研课题治理搭建了一个良好的平台，使科研课题治理由分散型到集中型、粗放型到精细型，全面覆盖各个课题。
　　（四）动态设置，系统操纵灵活方便
　　通过配置参数、修改公式，即可计算出各课题对应的本钱项及其他各项数据。数据达到最大限度共享，做到一次输进多次应用，尽量减少人工干预，为各部分及时提供每个课题经费使用情况，加强资金核算工作。
　　
　　六、结语
　　
　　本系统以基础数据为出发点，经过数据的多次应用、组合等流程，得到必须的数据，可以随时获取大量动态信息，满足了科研课题治理的需求，解决和弥补了用友系统在科研课题核算、治理方面的诸多不足。它集治理、结算、凭证天生于一体，将众多课题的收进、本钱直接写进用友系统凭证表及其他相关表中，极大地进步了财会职员的工作效率，使每一个课题的相关数据不受年度限制及时、正确地转存到“历史数据库”，便于数据的查询、分析、利用。本系统的开发和成功应用对进步科研课题的治理水平有较大的现实意义，把科研课题治理水平推上一个新台阶。
　　
　　【参考文献】
　　[1] 李薇.我国会计电算化全通用理论浅析[J].会计之友，2007，（6）：60.
　　[2] 侯志军.浅析银行中间业务系统的设计与实现[J].科技情报开发与经济，2007，17（6）：200-201.
　　[3] 胡义芳，欧阳腊梅.我院财务状况分析及领导查询系统的开发与链接.中国核产业总公司财务软件开发成果论文集，1997.39-55.

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