简历指导

商务英语信函写作的简洁原则

时间:2017-05-03 编辑: 手机版

  随着全球经济一体化进程的不断发展,世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”(摘自《丹尼尔·肯尼迪方法:推销信创造的奇迹》)所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则:
  Completeness(完整)        Concreteness(具体)
  Correctness(正确)        Conciseness(简洁)
  Clearness(明晰)        Courtesy(礼貌)
  Conscientiousness(诚意)       
  这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则,对于写好一封商务信函起着很重要的作用。
  我们知道,在商务活动中,时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上,我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费,以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流,简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此,商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上,短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄,最好是开门见山、直入主题;语言精练,言简意赅。信函中的冗言必须省去,尽可能地将交易的详细事项整理后,简洁地向对方陈述,要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么,非常轻易地领会你的意图,从而快捷迅速地做出反应。
  在商务写作过程中,笔者认为简洁是最重要的一个环节,同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

  一、        压缩篇幅,删繁就简。
  (一)        3W式结构。
  一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示,即:Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过,商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函,一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦,从而对写信人的印象大打折扣。
  1、第一部分(Why do you write the letter?):在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信,如:
  例(1):I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
  这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
  在这方面,我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候,不要为了追求客气而落入俗套。
  例(2):It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
  这样的信函开头不仅罗嗦、冗长,而且会给收信人一种错觉:这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边,待自己较为空闲时再看,很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
  2、第二部分(What’s the detailed reason?):即商务信函的征文,叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点,在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如:
  例(3):I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
  简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了,没有一句多余的话,既解释了未按时付款的原因,又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住:你不是想给收信人添麻烦,而是想让他同意你的意见,接受你的要求。所以,写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
  3、第三部分(What do you expect your reader to do?) :结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话,因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出,简洁的表达更能突出重点,以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如:
  例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
  短短的一句话就告诉了对方两层意思:①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。
  以上例(1)、(3)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要,没有一句冗言、废话,也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多,减之一分嫌少。”,可谓商务英文信函中的上佳之作。
  当然,我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样,没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味,加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的,但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

  (二)避免客套罗嗦、语义重复。
  如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间,也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述,避免用陈旧的套话( cliché )和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如:
  例(5):We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
  (我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天,如果你方友好地容许我方延期二十天交货,请速电复无误。)
  本句由42个单词组成,要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且,“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊,为了更好的表达主要意思,这句可以改写为:
  Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
  (如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日,请速电复。)
  例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
  这段话只有一个重点,那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余,因为这是给对方的回信,只要写信者提到同意放宽付款期限,读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事,任何人都会慎重考虑的,对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举,而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思,极其不礼貌。根据以上分析,原稿可以修改为:
  We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
  你会发现原稿(英文)一共用了46个字,而修改后的只用了17个字。如你所见,删除多余的字词并无损语意的清晰程度,这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。


  二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
  在商务英文信函写作中,我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字,在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来,就像一座座的大山屹立于眼前,成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此,写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思(A  paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英语应用文大典》第76页)如:
  例(7):It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上这封信只有一段,共有两句话。第一句39字,第二句66句。 读后虽然能基本了解其内容,但读起来很不舒服。而且看起来臃肿,信的内容大体有三点:
  1. 伊朗中央银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证;
  2. 这临时措施,新的进口政策一订,这个措施可能取消;
  3. 希望对方随时告知有关情况。
  按照这三点,适当地划分段落,把信重新改写如下:
  It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.
  Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.
  We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.
  修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语,也没有改变原来句子的意思或者表达方式,只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文,修改后的信函读起来比较清楚易懂,看起来也很简练,更加容易让人接受。


  三、        句子精练,避长就短。
  句子是写作的基础,没有句子就没有段落,也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。(摘自檀文茹《实用商务英文写作》第9页。)
  一位深受美国人爱戴,一项主张不写长句,不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时,他的回信只有四个字:I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子,就应该像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。
  通常商务人士每天都有大量的商务信函要读,对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化,简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此,写信要求长话短说,在不影响意思表达清楚准确的前提下,句子越短越好,一句话能用两个词表达清楚的,据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁,必须作到以下几种情况:


  由于以前存在盘里的丢失,只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应,不管有没有人看,自己费心费力写出来的东西,我会坚持发完!!


  (一)        按照意思拆分复合句。
  长的复合句也能表达清楚所要表达的意思,但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句,就能使阅读变得更为简单明了,使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如:
  例(8):Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
  这是一个专与过长的从句,我们可以按一下方法将其改写为简单的句子:
  1、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。
  Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
  2、用项目符号来划分。
  Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:
  ● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
  ●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.

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