第六章 机关法定公文的写作 (中)
(公告、公报、通知)
一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知牲文件。其特点为：发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其内容的性质可以分为两大类; ① 涉及法定事项的公告、通告; ② 知照性公告、通告。公告、通告的写作要求是： ① 符合权限，一事一告; ② 内容明确，语气庄重; ② 注意格式。
二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近，也具有内容的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有： ① 会议公报; ② 统计公报; ② 外交公报。不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同： ① 会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。 ② 统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。 ② 外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。
三、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同，通知主要可分为六大类：发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有差异，写作时要注意不同类型通知的不同特点。
第七章 机关法定公文的写作 (下)
(报告、请示、批复、函、会议纪要、条例规定)
一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求： ① 陈述事实要清楚扼要; ② 表述观点要精练清晰; ⑨ 语言要简洁朴实。
二、请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点： ① 要遵守行文规则; ② 理由要充分，要求要合理， ⑧ 格式要正确，语言要得体。
三、批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面，批复也可以分为两类：表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点： ① 要先回应后批复： ⑦ 态度要鲜明，措辞要明确; ⑧ 要及时批复。
四、函，是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二： ① 形式灵活，适应性强; ② 务实性强。函的类型：根据内容性质，函大体可分为四类 : 商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说，要注意：一事一 “ 函 ” ，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。
五、会议纪要，是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的，把会议纪要分为三大类：决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。
会议纪要的写作：
(1) 会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
(2) 会议纪要的标题最常用的形式是 “ 会议名称加文种 ” ，但中间可省去“会议”二字，也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要.可以用正副标题的形式。
(3) 会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。
(4) 会议纪要由会议主持机关撰写 , 可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。
六、条例、规定：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型：根据发布条例的机关的不同，条例可分为三类： ① 党的中央机关制定的条例; ② 国家行政机关制定的条例; ③ 地方权力机关制定的条例。规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型：根据发布机构和实际作用的不同，规定分为三种类型; ① 党内规定; ② 法规性规定; ③ 一般性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下四点： ① 草拟条例和规定要遵循一定的原则; ② 起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调; ③ 条例和规定的内容用条文表达，常见的有 “ 章条式 ” 和 “ 条款式 ” 两种写法。
第八章 机关其他常用文书的写作 ( 上 )
(规章类、计划类、总结、调查报告)
一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种。规章类文书的特点：内容的规范性、执行的强制性和制定的程序性。不同的规章类文书的写作要求存在一定的差别。
1 、办法的内容较多的用 “ 章条式 ” ，一般常见的是 “ 条款式 ” 。办法的内容，应具体、周全、便于操作。
2 、实施细则的写法一般也是 “ 章条式 ” 或 “ 条款式 ”, 但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。
3 、章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。章程的形式也是 “ 章条式 ” 和 “ 条款式 ” 两种。政党、较大的社会团体的章程多为 “ 章条式 ” ，机构较小、涉及事务不多的章程，可用 “ 条款式 ” 。
4 、守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则，要求内容简短、精练、易记。
二、计划类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。计划类文书的特点 : 目标的前瞻性、操作的预想性。计划类文书的类型：规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作要求 : 分析情况要认真细致、确定目标要实事求是、措施要切实可行、条目要分明、语言要简洁。
三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结的主要作用：下情上达、提高自身。总结的特点：回顾性、经验性。总结的写作要求：回顾工作情况要实事求是、总结经验教训要面向未来、纲目要清晰、文风要平实。
四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用：提供真实的社会情况，为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点：针对性强、纪实性强。调查报告的写作应注意 : 深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。
第九章 机关其他常用文书的写作 (下)
(讲话类、记录类、简报、建议类)
一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称。根据讲话的场合及主旨的不同，讲话类文书可以分为三种类型： ① 讲话稿; ② 开幕词、闭幕词; ⑧ 欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文书一般都包括以下特点;口头性、直接性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求：主题要鲜明、集中;材料要真实、新颖;布局要清晰、紧凑;语言要明白、生动。
二、记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。记录类文书的特点：内容的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录一般包括会议组织情况、会议的议题和议程、会议的进程和内容、必要的手续。电话记录可分为发出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。大事记是按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。大事记的写作要求：要记录 “ 大 ” 事、记录要客观真实、要言简意赅。
三、简报就是简明扼要的书面报告。按内容分，简报包括会议简报和工作简报。简报类文书的特点：简、快、新。筒报类文书一般都由报头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求：内容要真实、确凿;篇幅要短小;针对性、指导性要强。
四、建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。建议类文书的特点：建议性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、办法、日期。提案的写作要求：熟悉同提案有关的情况、注意区别提案同一般文章的行文格式。建议是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建议性的意见、建议时使用的文书。建议的篇章结构 : 是由标题、称谓、正文和落款组成。
建议的写作要求：把握分寸要适度、所列内容要具体、表达语言要精练。
第十章 公文处理工作
一、在机关部门的工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文处理工作通过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列相互衔接的程序和环节 , 构成机关信息运转与处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。
二、公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分 , 在机关工作中起着重要的作用。公文处理工作的作用与公文的作用是有区别的，公文处理工作的作用主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用，这种作用主要表现为：助手作用、纽带作用和查考作用。公文处理工作的基本任务是：科学地组织机关的文书工作，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文。正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务，公文处理工作的组织，包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。
三、就一个机关而言，它的公文处理工作不像机关的人事、财务等职能部门一样，设立某一机构负起全部的责任，或者各机构自上而下地形成一个垂直领导的独立体系，各机关公文处理机构的设置，要视机关规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少而定。
四、公文处理工作的领导、指导关系可以从以下几个方面分析 ;1) 从全国来说，由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。 (2) 从一个机关来说，它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅 ( 室 ) 主任负责领导的。 (3) 从上下级的关系来说，上级机关的办公厅 ( 室 ) 负有责任对其下属的机关，单位的公文处理工作进行业务指导。 (4) 机关档案部门对机关的文书工作也负有一定的指导责任。
五、公文处理工作的组织形式可分为两种类型;集中形式和分工形式。一个机关究竟应当采取什么样的公文处理工作组织形式，通常要结合考虑以下几种情况：
(1) 机关的工作性质、任务和职权范围。
(2) 机关内部组织机构设置的层次、数量。
(3) 机关收发文件数量的多少。
(4) 机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。
(5) 机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。
六、公文处理工作的具体要求可以概括为 : ① 准确周密，确保质量 ; ② 及时迅速 , 注重时效; ⑧ 保守机密，安全可靠 ; ④ 集中统一，加强管理; ⑤ 实事求是，遵规守纪; ⑥ 精简文件 , 提高效率。
第十一章 公文办理程序
一、公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。
二、收文 , 是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。主要有：签收、拆封与登记、分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。
公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。它是收文办理的第一个环节。签收后，文件的拆封是文书人员的职责。
公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。登记的原则是方便文件的运转和管理。收文登记的形式一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。
公文的分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时准确地将收来的文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。
公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
公文的承办，这一环节，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始。它直接关系到发文的质量和机关工作的效率。
公文的催办是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办工作一般有对内催办和对外催办两种情况。
查办是指文书工作人虽协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实 , 以及对某些问题进行查处 , 解决的一项承办性工作。
公文的注办是对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。
三、发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料 , 包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理，就是指公文从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发;核发、缮印与校对;用印、登记与分发等环节组成。公文拟稿是发文办理的第一个环节，同时也是整个公文处理工作的关键性环节之一。公文的审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。它也是公文处理工作的关键性环节之一。公文的签发是指机关领导人对文稿最后审批。它是公文形成的关键性环节。公文的核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。公文的缮印是对已签发的公文定稿进行印制。公文的校对是对文件质量的最后一次检查。公文的用印是指在印好的文件上加盖机关印章。发文的登记，其作用与收文登记一样。
第十二章 公文立卷工作
一、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要内容。
二、案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。
三、公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度，正确选择立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中，建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围，是保证在公文立卷工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后查找利用的需要。
四、公文立卷的原则可表述为 ,“ 保持文件之间的历史联系，区分保存价值 , 便于保管和利用 ” 。根据这一原则对公文立卷工作提出了 “ 保持文件间的历史联系 ” 、 “ 区分保存价值 ” 、 “ 便于保管和利用 ” 三个方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括为：遵循公文立卷的原则与要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时间、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的基本特征。
五、公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的内容。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的立卷类目两种。在编制或者修订立卷类目时，必须坚持由公文处理部门为主的原则。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还必须做好平时立卷工作。所谓平时立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
第十三章 案卷整理与归档
一、案卷的整理与归档，或称正式立卷与移交归档。包括编目成卷和移交归档等项内容。
二、案卷的组合，简称组卷，是指机关文书部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。它是文书案卷整理的一项重要内容，也是整个公文立卷工作中的一个很重要的环节。
三、调整定卷，是指在平时立卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。年终进行调整定卷是机关文书部门或业务部门一项非常重要的工作。
四、卷内文件排列和编号，卷内文件排列是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。
五、拟写案卷标题，案卷标题，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据，拟写案卷标题是文书工作人员、档案管理人员的一项基本功。
六、编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个公文立卷工作的基本完成。
七、案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件 , 也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订 , 是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。
八、案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作活动。
九、案卷组合和编目成卷工作完成以后，公文处理部门应根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。至此，标志着整个公文立卷工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。案卷目录是案卷的名册，是查找利用档案的一种最基本的工具。案卷目录又可作为移交目录，是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证。案卷目录的项目有：“案卷号、案卷题名 , 页数、保管期限、备注”等。文件检索工具，是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。文件检索工具的编制是公文处理部门在文件材料立卷后进行的一项重要工作，主要有文号索引、文件分类目录等。公文立卷部门立好案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为 “ 归档 ” 。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。
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